Beheerder in Yoobi: zo houd je rollen, rechten en verantwoordelijkheid helder

Wat doet een Yoobi beheerder? 

De beheerder van Yoobi heeft een bijzondere rol: je houdt het overzicht over de inrichting van Yoobi en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over instellingen, gebruikers en rechten. Dat werkt het beste als daar 1 duidelijke eigenaar voor is. Zo voorkom je dat iedereen verantwoordelijk is voor een stukje van het beheer. 

Waarom is 1 Yoobi beheerder meer dan genoeg? 

1. Voorkom verschillende interpretaties 

Instellingen en rechten hebben invloed op hoe Yoobi binnen je bedrijf wordt gebruikt. Als meerdere beheerders wijzigingen doorvoeren, komt het voor dat keuzes elkaar onbedoeld tegenspreken. 1 beheerder bewaakt de lijn en zorgt dat Yoobi logisch en consequent blijft ingericht. 

2. Minder tijdverlies aan wijzigingen

Een wijziging heeft gevolgen voor andere gebruikers. Met 1 verantwoordelijke blijft helder wie het beheer voert en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Dat maakt het eenvoudiger om wijzigingen te volgen en vragen snel te beantwoorden. 

3. Communicatie met Yoobi 

Nieuwe functionaliteit, belangrijke wijzigingen of vragen over de inrichting? Het is wel zo prettig als communicatie bij 1 persoon terechtkomt. De beheerder bepaalt vervolgens wat relevant is voor de rest van het bedrijf en deelt de informatie intern. 

4. Je houdt controle zonder alles zelf te doen 

Dit is misschien wel de belangrijkste. 1 beheerder betekent niet dat die persoon alles in Yoobi moet uitvoeren. Dankzij rollen en rechten werken andere collega's gewoon met de software en krijgen toegang tot precies datgene wat zij nodig hebben. 

Rollen en rechten: wie heeft toegang? 

Hier komt de kracht van Yoobi om de hoek kijken. Niet iedereen hoeft beheerder te zijn om bepaalde taken uit te voeren. Met rollen en rechten bepaal je welke onderdelen van Yoobi iemand mag zien en welke acties iemand mag uitvoeren. Zo heb je de mogelijkheid om gebruikers toegang te geven die past bij hun functie en verantwoordelijkheid. 

Een medewerker die alleen uren registreert, hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot instellingen. Een projectleider heeft bijvoorbeeld weer inzicht nodig in projecten en uren van het team. Iemand van de financiële afdeling heeft misschien weer rechten nodig rondom facturatie. Je richt de toegang dus gericht in. 

Dat heeft 3 grote voordelen: 

• Meer overzicht: gebruikers zien vooral wat voor hen relevant en belangrijk is; 

• Meer veiligheid: gevoelige of belangrijke instellingen zijn alleen toegankelijk voor mensen die ze nodig hebben en weten hoe het werkt; 

• Meer verantwoordelijkheid: iedereen weet wat zijn of haar rol is en welke taken daarbij horen. 

Hoe zorgt centraal beheer voor flexibel gebruik? 

Een goede Yoobi inrichting draait om duidelijke verantwoordelijkheden. Kies daarom 1 Yoobi beheerder die het overzicht bewaakt. Laat vervolgens rollen en rechten het werk doen. Zo werken collega's zelfstandig met de onderdelen die voor hen relevant zijn, zonder dat ze toegang krijgen tot instellingen die ze niet nodig hebben. 

Verandert er iets binnen je bedrijf? Dan past de beheerder de rollen en rechten aan. Lees hier de uitleg. Komt er een nieuwe collega bij? Toegang regelen is zo gebeurd. Krijgt iemand een andere functie? Dan pas je eenvoudig de rechten aan.  

Kortom: 1 beheerder, duidelijke rollen en rechten en voor iedereen de juiste toegang.