Workflow

Werk je vaak met terugkerende projecten? En bestaan jouw projecten telkens uit dezelfde onderdelen? Gebruik een workflow om je tijd en middelen zorgvuldig te beheren. Met een workflow richt je een vast proces in en dat proces zorgt er voor dat taken op het juiste moment worden uitgevoerd.

Workflow
We hebben het mogelijk gemaakt om workflows te ontwerpen en te gebruiken in Yoobi. Een workflow is een (vooraf) vastgesteld en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie. Een workflow beschrijft een proces waarin in- en externe medewerkers in een vaste volgorde taken uitvoeren.

Deze processen zorgen ervoor dat taken op het juiste moment uitgevoerd worden en bewerkstelligen een vlotte doorloop. Zo maakt Yoobi het mogelijk om slim om te gaan met taken, beschikbaarheid van medewerkers en het beheren én volgen van deze processen.

Hoe stel je dit in?

Door een workflow te definiëren en te koppelen aan een klant. Je hebt in Yoobi de ruimte om meerdere workflows aan te maken en een workflow kan aan meerdere klanten gekoppeld worden.

Waar gebruik je een workflow voor?

Een workflow kent meerdere toepassingen, bijvoorbeeld voor het voeren van beoordelingsgesprekken, het versturen van kerstkaarten, of het indienen van een Btw-aangifte. Het gaat om terugkerende activiteiten, bestaande uit meerdere taken, medewerkers en afhankelijkheden. In het geval van de Btw aangifte is er een deadline, en door een workflow op te zetten, kun je er voor zorgen dat alle taken in dit proces zijn ingepland en voltooid voor de deadline.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

De stappen van een Btw-aangifte kunnen er als volgt uitzien:

• Mutaties aanvragen
• Mutaties verwerken
• BTW aangifte
• Klant informeren

De workflow wordt als een terugkerende taak opgenomen in Yoobi en geagendeerd op een vaste dag. Bijvoorbeeld iedere eerste maandag van het kwartaal. Yoobi agendeert op die dag de eerste taak van de workflow. De medewerker die gekoppeld is aan die taak (en dit kan per klant verschillen) krijgt deze taak toegekend. Zodra hij of zij de taak heeft afgerond gaat er een notificatie naar de manager en plant Yoobi de volgende taak in.

Kenmerken en signalering bij de klant

Bij iedere taak is er de ruimte om een taakomschrijving mee te geven. Vervolgens ken je de status en het type taak toe. Geef aan hoeveel uur nodig is om de taak uit te voeren en wat de deadline is. Stel notificaties in voor het afronden, wijzigen of toewijzen van een taak. Zo bouw je stap-voor-stap een workflow op.

Urenregistratie

Bij iedere taak is het mogelijk om uren, kosten of aantallen te registreren. Door het bijbehorende project te selecteren worden de gewerkte uren overgenomen in de timesheet.

Hoe volg je de verschillende workflows en taken?

Wij hebben een widget opgesteld die de voortgang van de taken van een workflow toont. Wat is de deadline van de taak en hoeveel uur is er nog nodig om de taak af te ronden? Een staafdiagram visualiseert deze data in een overzicht.

Yoobi zorgt er met de ontwikkeling van workflows voor, dat alle medewerkers, van verschillende afdelingen op het juiste moment hun taken uitvoeren. De voortgang van taken is inzichtelijk voor managers en deze informatie helpt managers het proces (waar nodig) bij te sturen.

Yoobi regelt het

Het samenstellen van een workflow brengt een actie met veel handelingen, terug naar een paar clicks. Yoobi zet automatisch een reeks taken in gang, op een moment waarop jij dat wilt. Met de uitgebreide mogelijkheden kan je eindeloze reeksen maken van taken die uitgevoerd moeten worden.