Weekrooster invullen

Om het weekrooster in het contract van een medewerker in te zien, te vullen of te wijzigen ga je naar: Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad Contracten > Dubbelklik op contract > Tabblad Weekrooster.

Standaard wordt hier een rooster getoond voor een 40-urige werkweek met 5 x 8 werkuren. Deze kun je wijzigen.

Standaard weekrooster
Je kan ook je eigen standaard standaard roosters aanmaken. Standaard roosters maak je en beheer je via Beheer > Systeemvoorkeuren > Contracttemplates. Klik hier voor meer informatie.
Wanneer je hier een of meerdere roosters hebt aangemaakt, dan kun je zo'n standaard rooster selecteren bij het instellen van het weekrooster bij het contract van de medewerker. Dit rooster is dan ook nog aan te passen.

Weekrooster en timesheet
Het aantal uur dat per dag in het weekrooster ingevuld wordt, zie je na opslaan ook in de timesheet staan.

Weekrooster aanmaken met alleen uren of ook met tijdstippen
In Yoobi registreer je óf op basis van het aantal gewerkte uren (urenregistratie) óf basis van tijdstippen (tijdregistratie). Bij het in gebruik nemen van Yoobi is bepaald op welke manier er geregistreerd gaat worden. 

• Urenregistratie: Vul in het rooster alleen het aantal inzetbare uren in. De tijdstippen hoef je niet in te vullen want met registreren doet Yoobi hier niets mee. Maak je gebruik van de CRM module met de agenda dan kan het wel handig zijn deze tijdstippen in te vullen (ivm bijvoorbeeld taken inplannen).
• Tijdregistratie: Vul in het rooster zowel het aantal uur als de tijdstippen in, zie ook hieronder. Ook vul je hier je pauze tijden in.

Bij het invullen van een weekrooster is het makkelijk om dit regel voor regel te doen. Begin altijd bij de eerste regel, geef aan of dit werk- of pauze uren zijn, en vul het aantal inzetbare uren in. Yoobi past hierop automatisch de tijd aan en rekent het restant uren uit voor de volgende regel. Yoobi zet standaard 8 uur per dag in het weekrooster.

Rooster invullen: Stap voor Stap

Voorbeeld: De medewerker werkt van 08:30 tot 17:00 en heeft om 12:30 een half uur pauze.

Let op: Pauze uren worden niet meegerekend in de totaal inzetbare uren.

Het aantal uur dat per dag in het weekrooster ingevuld wordt, wordt ook in de timesheet getoond

Regels verwijderen
Via het - icoon kun je regels verwijderen. Let wel op of Yoobi nog op de juiste manier de uren uitrekent of dat je deze zelf handmatig moet aanpassen. Soms is het makkelijker om bij een wijziging alle regels van de dag te verwijderen en weer opnieuw regel voor regel toe te voegen omdat Yoobi dan de tijden automatisch goed zet.

E​xtra roosterweek toevoegen
Je kunt ook nog een extra roosterweek toevoegen. Als een medewerker bijvoorbeeld de ene week 4 dagen werkt en de andere week 5 dagen. Bijvoorbeeld om de week een vrijdag vrij.
Klik hiervoor op ‘+ Roosterweek toevoegen’. Er wordt een kopie gemaakt van de inmiddels ingevulde roosterweek 1. Roosterweek 2 kun je handmatig aanpassen.

Roosters op basis van even en oneven weken
De volgorde van de roosterweken zoals hierboven beschreven loopt oneindig door in Yoobi. Stel je hebt ingesteld 32 uur in de even weken en 40 uur in de oneven weken. Dan kan het zijn dat met de jaarwisseling het aantal werkuren in de even en oneven weken niet meer correct is.

Tip: Wordt de roosterweek bepaald door de even en oneven weken, controleer dan bij de jaarwisseling of de roosterweken nog kloppen.

Als er een verschuiving is in de even en oneven weken in een nieuw kalenderjaar sluit de aanwezigheid/beschikbaarheid van de medewerker niet meer aan op de werkelijke situatie. Hierdoor kan de medewerker niet meer op de juiste dagen uren registreren of verlof aanvragen.

Je lost dit als volgt op:

• Sluit het huidige contract door een einddatum van 31-12 in te vullen
• Maak een nieuw contract aan met begin datum 01-01
• Voeg aan dit contract weer 2 weekroosters toe voor de even en oneven weken (zoals hierboven beschreven)
• Controleer in de timesheet of de weken nu wel goed staan
• Als de nationale feestdagen eerder al op basis van het vorige contract waren toegevoegd aan de timesheet, verwijder deze dan door de bulkmutatie Nationale Feestdagen uit te voeren en hier de actie 'Verwijderen' te gebruiken.
• Voer daarna (nogmaals) de bulkmutatie Nationale Feestdagen uit om ze weer in de timesheet toe te voegen (nu op basis van de juiste weekroosters), door de actie 'Toevoegen' te gebruiken.

Klik hier voor meer informatie over het registreren van Pauze (inclusief handleiding).