Timer functie in Yoobi

Open het timer scherm in de Yoobi App door op het klokje links boven in je scherm te tikken. Het maakt niet uit in welk menu je bent. Zodra je op de play-button tikt begint de timer direct te lopen.

Hieronder 3 situaties:

 
 

1. Er is geen lopende timer. Tik op het klokje om het timer scherm te openen en de timer te starten.
2. Er loopt een timer. Er cirkelt een randje om het klokje heen. 
3. De lopende timer is gepauzeerd.

Zodra je op het klokje getikt hebt (bij een nieuwe timer, een lopende of gepauzeerde timer) navigeer je naar het volgende scherm:


 

1. Play-button. Tik op de play-button om de timer te starten. Zodra de timer gestart is zie je een witte rand om de timer heen lopen.
2. Pauze-button. Nadat je op de play-button hebt getikt is de timer gestart en is dit nu een pauze-button geworden. Hiermee pauzeer je de timer. Je kan de timer eventueel verbergen en later weer openen om voort te zetten.
3. Stop-button. Hiermee stop je de timer en registreer je de opgenomen tijd direct in je timesheet. Je navigeert direct naar het projectenscherm om een project te selecteren en daarna een activiteit.
4. Kruisje. Tik op het kruisje om de timer te verwijderen. De timer wordt gereset en wordt niet als registratie opgeslagen.
5. Verberg timer. Tik hierop en je navigeert terug naar de App, De timer blijft gewoon lopen op de achtergrond.

Heb je een lopende timer in je App, dan zal Yoobi dit als notificatie laten zien in je telefoon:

Stop de de timer met de stop-button, kies het project en activiteit, voeg eventueel een opmerking, specificatievelden en/of een overwerkpercentage toe en sla de registratie op. Het is ook nog mogelijk om de duur aan te passen.
 

Let op: Je kan in de App altijd maar 1 activiteit tegelijk timen. Je moet de timer stoppen voordat je een nieuwe activiteit kan gaan timen.

Registreren per 15 minuten
Is ingesteld dat je registratie bijvoorbeeld altijd per kwartier ingevoerd moeten worden, dan zal Yoobi dit automatisch voor je omzetten. De registratie wordt dan altijd naar boven afgerond. Stel je hebt 3 minuten getimed en je stopt de registratie, dan zal Yoobi hier 1 kwartier van maken.

In de Yoobi desktopversie is de timer op diverse plekken te openen en starten:

1. Rechtsboven in je Yoobi scherm. Het maakt niet uit in welk menu je op dat moment in Yoobi bent, de timer is altijd zichtbaar:


 

2. In de maandtimesheet, rechter muisklik. Klik met je rechter muisknop op een vakje in de timesheet en kies 'Start timer'. Het timer scherm opent en meteen zijn zowel het project als de activiteit geselecteerd.




3. In de maandtimesheet, dubbelklik. Dubbelklik op een vakje in de timesheet. Klik in de pop-up op het timer icoontje. Het timer scherm opent en meteen zijn zowel het project als de activiteit geselecteerd.




4. In de dagtimesheet. Klik op het klokje links voor de invoerregel. Het timer scherm opent.




5. In de timesheet instellingen. Open de timesheet instellingen in de timesheet. Kies bij 'Extra opties' voor de optie 'Toon timer'. Het timer scherm opent.

Nadat je op een van bovenstaande manieren het timer scherm geopend hebt, kun je de timer starten.



Nieuwe timer starten
Selecteer een project en activiteit (als deze nog niet vanuit de timesheet automatisch geselecteerd zijn) en klik op 'Start'. Je kan de timer ook direct starten, zonder project en activiteit, en later het project en de activiteit selecteren.
 

Tip: Belt er bijvoorbeeld een klant en heb je geen tijd om eerst het juiste project/activiteit er bij te zoeken, klik dan direct op 'Start' en selecteer later het juiste project en activiteit.

Project en activiteit selecteren
Indien je meerdere timers hebt toegevoegd, selecteer dan eerst de gewenste timer. Klik in het projectveld en de lijst met projecten klapt open. Hierbij gelden de volgende punten:

• Bovenin staan eerst de laatst gebruikte projecten
• Daaronder staan alle projecten op alfabetische volgorde
• Alleen de projecten waarvoor je registratierechten hebt (waarop jij mag registreren) worden getoond
• Alleen actieve projecten worden getoond

Ditzelfde geldt voor het activiteitenveld.

Meerdere timers toevoegen
Het is in de desktopversie van Yoobi mogelijk om meerdere timers toe te voegen. Voeg je een nieuwe timer toe en start je deze, dan wordt de huidige lopende timer automatisch gepauzeerd.




Huidige timers
Alle gestarte timers worden getoond onder het kopje 'Huidige timers'. Klik op een timer om deze te selecteren. De bijbehorende tijd, project en activiteit worden nu bovenaan in de pop-up getoond.
Had je nog geen project en/of activiteit geselecteerd, selecteer dan deze timer en selecteer alsnog het project en de activiteit. Het is ook mogelijk om op deze manier een eerdere geselecteerd project of activiteit te wijzigen.

Gepauzeerde timer starten
Een gepauzeerde timer start je door op het 'start/play' icoontje te klikken. De huidige lopende timer (indien aanwezig) wordt dan automatisch gepauzeerd.
Je kan de timer(s) nu omzetten naar een registratie of je laat de timer staan als je later nog verder aan deze activiteit wilt werken, dan start je deze opnieuw.

Timer pauzeren
Pauzeer een timer door op het 'pauze' icoontje te klikken. Je kan deze timer ieder moment weer opnieuw starten als je weer verder wilt werken aan deze activiteit.

Timer resetten
Wanneer je een timer geselecteerd hebt, worden de gegevens van deze timer bovenin getoond. Kies 'Reset timer' om de tijd van deze timer te resetten. Het geselecteerde project en activiteit blijven staan. 

Timer verwijderen
Klik op het prullenbakicoontje om de timer te verwijderen. Je krijg nog een bevestigingspop-up met de vraag of je het zeker weet. De hele timer regel wordt verwijderd.

Timer verbergen
Klik op 'Timer verbergen' om het timer scherm te sluiten. De timer blijft gewoon doorlopen en gepauzeerde timers blijven bewaard. Open het timer scherm weer op een van de eerder beschreven manieren.

Opslaan als registratie
Heb je 1 of meerdere activiteiten getimed dan kun je deze opslaan als een registratie. Klik op de rode knop 'Opslaan als registratie' en het registratie scherm opent. Wijzig inden nodig de duur, vul registraties aan en/of verwijder hier timers waarvan je (nog) geen registratie wilt maken. Lees hier verderop meer over.

Hieronder 3 situaties:

 
 

1. Er is nog geen timer gestart
2. De tijd van de lopende timer wordt hier getoond en zie je doortellen, ook als je naar een ander scherm in Yoobi navigeert. 
3. Er is 1 gepauzeerde timer. Zijn er meer timers gepauzeerd, dan wordt dit aantal hier weergegeven in het blauwe rondje. Er is nu dus geen lopende timer, anders had je hier de tijd gezien.

Stel je hebt de volgende timers:




Als je nu kiest voor 'Opslaan als registratie' dan zal Yoobi eerst nog aangeven dat er een timer is waarbij er geen project en/of activiteit is geselecteerd (zie de 2e timer regel in bovenstaand voorbeeld):



In dit voorbeeld kies ik voor 'doorgaan' en wordt deze timer regel dan ook niet meegenomen naar het volgende scherm:


 

Let op: Had je nog een timer lopen, dan wordt deze automatisch nu gepauzeerd, of je deze nu gaat registreren of niet.

Project & activiteit
In de registratie pop-up worden alle timers getoond (mits voorzien van project en activiteit).

Timer
Hier wordt per timer de getimede tijd weergegeven.

Duur
De getimede tijd wordt omgezet naar de duur zoals dit in de timesheet komt te staan. Deze duur kun je nog handmatig aanpassen en zal dan geregistreerd worden.

Let op: Is er ingesteld dat je registraties bijvoorbeeld alleen per 15 minuten kan registreren, dan houdt Yoobi hier rekening mee en zal de tijd naar boven afronden. 00:05:26 wordt dan 00:15:00 = 0.25 uur.

Opmerking
Het opmerkingenveld is altijd aanwezig. Vul hier indien nodig een opmerking in. Wanneer er een rood sterretje bij staat is het een verplicht veld om in te voeren. Zonder opmerking kun je de registratie niet opslaan.

Timer verwijderen
Met het prullenbakje verwijder je de timer (regel) uit dit scherm. Deze timer blijft wel bewaard, maar wordt dus nu niet opgeslagen als registratie.

Huidige dag
Registraties worden standaard altijd op de huidige dag toegevoegd aan de timesheet. Wil je deze op een andere dag registreren, klik dan op het potloodje en selecteer een andere dag, alle registraties in dit scherm worden nu op deze dag geregistreerd.

Annuleren
Kies annuleren om terug te keren naar je timer scherm, er zijn geen registraties opgeslagen.

Opslaan als registratie
Alle timer regels worden nu als afzonderlijke registraties toegevoegd aan de timesheet.

Specificatievelden
Wanneer in Yoobi ingesteld is dat je bij een activiteit specificatievelden kan/moet selecteren dan worden deze als volgt weergegeven:



Als deze velden verplicht zijn om in te vullen, dan staat er een rood sterretje bij en kan de registratie niet opgeslagen worden zolang dit specificatieveld niet gevuld is.

Opmerking
Het opmerkingenveld is altijd aanwezig. Hier kun je indien nodig een opmerking in zetten. Wanneer er een rood sterretje bij staat is het een verplicht veld om in te voeren.

Overwerkpercentage
Indien dit is ingesteld door de projectmanager / Yoobi beheerder, kun je bij je registratie een overwerkpercentage kiezen. Het kan ook zijn dat er aan een activiteit al een standaard overwerkpercentage gekoppeld is, deze wordt dan automatisch gevuld.

Stel je hebt diverse projecten getimed op maandag maar vergeet deze op te slaan als registratie. Als je de volgende dag de timer weer opent dan zijn wel alle timers bewaard gebleven, alleen de datum staat nu op vandaag.
Wil je de timers opslaan op de maandag, wijzig dan de datum in het registratie scherm. Klik hiervoor op het potloodje:

Wanneer je een registratie wil opslaan, maar als dat om een bepaalde reden niet mogelijk is, dan zal Yoobi dit aangeven in een alert. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Het budget wordt overschreden met deze registratie
• De timesheet is al gesloten
• Het maximaal te registreren aantal uur op een dag wordt overschreden

Voorbeeld: