Stappenplan reversed billing in Yoobi

Bij reversed billing stelt jouw opdrachtgever de factuur op en stuurt die naar jou, in plaats van dat jij hem factureert. Met de module 'Reversed billing' controleer je die ontvangen factuur tegen je eigen urenregistratie en maak je er daarna de Yoobi-factuur van. Die factuur wordt niet verzonden: je opdrachtgever heeft immers zelf al gefactureerd.

Om te kunnen werken met reversed billing moet er eerst een aantal stappen worden uitgevoerd. Hierbij een stappenplan waarin staat hoe je van een ontvangen factuur tot een Yoobi-factuur komt. Het stappenplan bestaat uit een aantal eenmalige en periodieke stappen.

Let op: Reversed billing is een aparte module die voor je organisatie aan moet staan. Staat de module niet aan, dan zie je de tegel op het financieel dashboard en het tabblad op het project niet.

Eenmalige stappen

1. Rechten toekennen

In de rechtengroep 'Financieel' staat het recht 'Reversed billing' met twee omschrijvingen: 'Reversedbilling facturen inzien' (de lijst en het controlescherm bekijken) en 'Reversedbilling facturen verwerken' (uploaden, regels wijzigen, facturen koppelen, goedkeuren en afwijzen). Het recht geldt organisatiebreed en is niet via een projectrol of afdelingsrol toe te kennen. Voor een correctiefactuur heb je bovenop 'verwerken' ook wijzigingsrecht op facturen nodig.

2. Opdrachtgever aanmaken als relatie

De partij die de factuur stuurt moet als relatie in Yoobi bestaan. Ga naar CRM > Relaties en klik op de rode '+ knop'. Ontbreekt de relatie, dan meldt het scherm 'Geen matchende leverancier gevonden'. Zonder herkende relatie kan Yoobi je correcties ook niet onthouden.

3. Project aanmaken met een herkenbare code

Maak het project aan met een projectcode of opdrachtnummer dat ook op de factuur van je opdrachtgever terug te vinden is. Daarmee koppelt Yoobi de factuurregels automatisch aan het juiste project.

4. Activiteiten toevoegen

Voeg op het project voor élke soort regel die op de factuur kan staan een aparte activiteit toe: gewerkte uren, toeslaguren, en niet-uren zoals een kilometervergoeding.

5. Regie-orderregel per activiteit aanmaken

Elke activiteit heeft een eigen actieve regie-orderregel nodig: dus géén vaste prijs, géén self-billing, en de order en orderregel mogen niet vergrendeld, concept of inactief zijn. Let op: dit is de meest vergeten voorwaarde, en de enige die je pas bij het goedkeuren merkt. Ontbreekt de orderregel, dan stopt het goedkeuren met een melding.

6. Tarieven instellen

De uren moeten getarifeerd zijn. Zonder tarief blijft het veld 'Tarief in Yoobi' leeg en toont Yoobi alleen het tarief van de factuur ter referentie.

Periodieke stappen

1. Uren registreren en goedkeuren

Alleen goedgekeurde uren tellen mee. Uren die alleen geregistreerd of alleen gesloten zijn, ziet Yoobi niet als beschikbaar. Onder 'Timesheet uren' zie je per status wat er staat.

2. Factuur uploaden

Er zijn drie ingangen naar hetzelfde uploadscherm:

• Financieel dashboard > tegel 'Reversed billing'
• De lijst 'Reversed billing' > het plus-icoon
• Project > overzichtsblok 'Reversed billing'

Klik of sleep de bestanden in het scherm 'Facturen uploaden'. Je kunt meerdere facturen in één keer uploaden. Geaccepteerd worden PDF-, XML- en UBL-bestanden tot maximaal 32 MB. Het uitlezen gebeurt op de achtergrond, dus je hoeft niet te wachten: je krijgt een melding zodra je bestanden klaarstaan.

3. Factuur controleren

Na het uploaden opent het scherm 'Factuur controleren'. Links staan de factuurregels, rechts het regeldetail met per rij het AI-voorstel en de Yoobi-waarde. Yoobi selecteert meteen de eerste regel die aandacht vraagt.

Vrij te kiezen zijn 'Periode', 'Medewerker', 'Project' en 'Activiteit'. Aantal, tarief en bedrag aan de Yoobi-kant zijn niet invulbaar: die leidt Yoobi af uit de goedgekeurde uren en de tarieven bij de activiteit. Je verandert dus de koppeling, en de cijfers volgen. Er is geen opslaan-knop; elke wijziging wordt automatisch bewaard.

Tip: klik op 'PDF bekijken' om de originele factuur ernaast te openen, zodat je regel voor regel kunt vergelijken. Klik bij een handmatige keuze op 'Onthoud deze selectie voor toekomstige imports': bij een volgende factuur van dezelfde opdrachtgever vult Yoobi die keuze meteen in. Dat is de belangrijkste tijdwinst van de module.

Let op: wijzig je de medewerker of het project, dan wist Yoobi de gekozen activiteit en haalt opnieuw op wat er in die periode is geboekt. Controleer daarna dus opnieuw de activiteit.

4. Verschillen beoordelen

Onder elke regel staat 'Betrouwbaarheid': Yoobi's eigen inschatting van de koppeling. Groen is 90% of meer, oranje vanaf 50%, daaronder rood. Het percentage is een prioriteringshulp, geen goedkeuring: Yoobi blokkeert nooit op een laag percentage. De meest voorkomende verschillen:

• Minder uren op de factuur dan in Yoobi. Het verschil blijft open staan en is beschikbaar voor een volgende factuur. Je ziet dat terug bij 'Nog te factureren' op het project.
• Meer uren op de factuur dan in Yoobi. Bij goedkeuren komt er een rekenregel 'Reversed billing overschot' op de factuur, tegen het tarief van de ontvangen factuur. De uren in Yoobi bewegen niet mee; alleen het bedrag volgt het document.
• 'Toeslaguren'. Een urenverschil dat geen fout is: je opdrachtgever schrijft de toeslag als losse regels, terwijl Yoobi die al in het uurtarief rekent. Meestal geen actie nodig.
• 'Al gefactureerd – koppel factuur'. Deze uren staan al op een Yoobi-factuur. Klik op 'Koppel factuur' en zoek op factuurnummer of periode.
• 'Correctie'. Je opdrachtgever crediteert. Koppel eerst de oorspronkelijke factuur; die bepaalt welke uren gecorrigeerd kunnen worden.

5. Factuur goedkeuren

Klik op 'Goedkeuren'. De pop-up 'Factuur goedkeuren?' toont per regel wat er gaat gebeuren: 'Wordt gefactureerd', 'Uren al gefactureerd', 'Gekoppeld aan factuur' of 'Geen te factureren uren'. Het vinkje 'Factuur genereren' staat standaard aan. Wil je de factuur niet verwerken, klik dan op 'Afwijzen'; een reden voor afwijzing is verplicht.

Let op: regels met 'Geen te factureren uren' worden overgeslagen en niet gefactureerd, maar krijgen ná het goedkeuren wél de groene status 'Goedgekeurd'. Ze zijn daarna niet meer als openstaand terug te vinden. Loop overgeslagen regels dus na vóórdat je goedkeurt.

6. Factuur fiatteren

Na goedkeuren maakt Yoobi nieuwe regie-facturen aan met de status 'Goedgekeurd'. Fiatteer die daarna in het gewone factuurscherm, precies zoals bij elke andere gegenereerde factuur. Tot dat moment staat er 'concept' in plaats van een factuurnummer. De ontvangen factuur wordt als bijlage aan elke betrokken factuur gehangen.

Let op: de import is na goedkeuren vergrendeld. Regels wijzigen, afwijzen, opnieuw analyseren en verwijderen kan niet meer. Gebruik 'Terugzetten naar controleren' om de import opnieuw te beoordelen. De al aangemaakte facturen worden dan niet teruggedraaid: die beheer je zelf in het factuurscherm.

De statussen

Status	Wat het betekent
In behandeling	De factuur staat in de wachtrij of wordt gelezen
Klaar voor goedkeuring	Alles gekoppeld, geen aandachtspunten gevonden
Controleren vereist	Yoobi heeft iets gevonden dat je moet nakijken
Geen regels gevonden	Er kwamen geen regels uit de factuur; voeg ze toe met 'Regel toevoegen'
Duplicaat	Deze factuur is eerder al ingelezen
Analyse mislukt	Het uitlezen is met een fout afgebroken
Goedgekeurd	De facturen zijn gegenereerd of gekoppeld; de import is vergrendeld
Afgewezen	Afgewezen met een reden

Met 'Opnieuw analyseren' laat je de factuur opnieuw lezen. Let op: handmatige correcties en gekoppelde facturen gaan daarbij verloren.

Extra informatie

• Stappenplan factureren
• Factureren in Yoobi
• Self-billing
• Crediteren