Planning: Planning (video)


Planningen

Ga naar Planning > Planningen voor een overzicht van alle planningen. Dubbelklik op een planning om deze in te zien of te wijzigen.

In deze planning kun je op basis van projecten en activiteiten je medewerkers inplannen. Bij het aanmaken van de planning zijn projecten toegevoegd met de activiteiten en medewerkers waarop gepland gaat worden. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een nieuwe planning.

In een bestaande planning plan je uren in per medewerker. Ook kun je projecten, activiteiten, medewerkers en mijlpalen toevoegen, wijzigen en verwijderen.

De planning maakt gebruik van de volgende kleuren:

- Rood. Geeft aan dat de planning niet gehaald is
- Geel. De planning loopt achter en is mogelijk niet op tijd klaar.
- Blauw. De planning loopt normaal volgens planning
- Groen. Geeft aan dat de planning is afgerond

Planning. Eigenschappen paneel


Eigenschappen paneel.

Rechts in de planning is het eigenschappen paneel zichtbaar. Afhankelijk waar je in de planning op klikt zie je het eigenschappen paneel voor de gehele planning, voor het project, voor de activiteit, voor de medewerker of voor de toegevoegde mijlpaal.


Eigenschappen paneel Planning
Om het eigenschappen paneel van de planning te openen klik je op de knop ‘Planning eigenschappen’. Ook kun je op de tijdbalk bovenin het scherm klikken. In het eigenschappen paneel kun je de volgende instellingen inzien of wijzigen:

Tabblad 1. Wijzig hier de naam en start- en eindtijd van de planning. Alleen een eigenaar of beheerder van de planning kan dit wijzigen.
Koppel via het + icoon beheerders aan deze planning. Een beheerder kan gegevens in de planning inzien en wijzigen.

Tabblad 2. Hier zie je een lijst van de projecten die toegevoegd zijn aan de planning. Via het + icoon voeg je hier projecten aan toe. Een andere manier om projecten aan de planning toe te voegen is via de knop ‘+ Project toevoegen’ (linksboven in het scherm). Klik op deze knop, selecteer het project en klik op toevoegen.

Let op: Van het toegevoegde project komen automatisch ook alle activiteiten in de planning te staan, maar zijn er nog geen medewerkers gekoppeld. Deze moet je handmatig nog koppelen.

Wanneer je met je muis over de projecten navigeert dan kun je op het – icoon klikken om dit project uit de planning te verwijderen. Klik je op het potloodje dan navigeer je naar het eigenschappen paneel van het project.

Eigenschappen paneel Project
Klik op een project (links in de planning of in de planning zelf) om het eigenschappen paneel van het project weer te geven.

Tabblad 1. Wijzig hier de naam en start- en eindtijd van het project. Alleen de eigenaar of beheerder van de planning kan dit wijzigen. Via het eigenschappen paneel van het project kun je een beheerder toevoegen.
Het wijzigen van de start- of eindtijd van een project kun je ook instellen door de projectbalk in de planning te resizen; navigeer met je muis naar het einde van de planning tot er een witte dubbele pijl verschijnt. Klik en sleep naar de gewenste datum. Let op: Wil je de einddatum van een project naar voren halen, dan moet je eerst handmatig alle activiteiten naar voren slepen en als laatste het project zelf.
Status: De status van het project wordt hier getoond (loopt het project op schema, of loopt dit achter).
Voortgang: Dit is een gegeven wat je zelf kunt invullen om de voortgang weer te geven.
Totalen weergeven: Geef hier aan of je de totalen wilt weergeven of niet. De totalen zijn het totaal aantal ingeplande uren op dit project, ongeacht de activiteit of medewerker.

Tabblad 2. Als diverse projecten elkaar opvolgen in de planning is dat hier zichtbaar. In de planning stel je dit in door van een project de einddatum zo te schuiven dat deze voor de starttijd van een ander project ligt. Verbindt nu beide projecten. Navigeer hiervoor met je muis over het einde van het project totdat je een zwarte stip ziet. Klik op de stip, houdt vast en sleep naar het begin van het volgende project. Beide projecten zijn nu verbonden door een pijl en dit wordt nu ook weergegeven in het 2e tabblad in het eigenschappen paneel.

Eigenschappen paneel project; project na elkaar laten starten


Tabblad 3. Hier worden de activiteiten (planning items) van het project getoond. Via het + icoon kun je een activiteit toevoegen. Er zijn alleen activiteiten toe te voegen van dit project die op dit moment nog niet opgenomen zijn in de planning. Als je in dit tabblad met je muis over een activiteit navigeert dan kun je op het – icoon klikken om deze activiteit uit de planning te verwijderen. Klik je op het potloodje dan navigeer je naar het eigenschappen paneel van de activiteit.

Activiteiten zijn ook als volgt toe te voegen: Klik op het + icoon naast de projectnaam links in de planning. Kies voor de optie ‘+ Nieuwe activiteit’. Het is alleen mogelijk activiteiten toe te voegen van dit project die op dit moment nog niet opgenomen zijn in de planning.

Tabblad 4. Hier worden alle gekoppelde medewerkers aan dit project getoond en hoeveel uur ze voor dit project ingezet zijn in deze planning. Klik op het + icoon om medewerkers toe te voegen. Let op: Selecteer alleen medewerkers die registratierechten hebben op de activiteiten in dit project. Deze medewerkers worden aan alle activiteiten binnen dit project toegevoegd. Wil je medewerkers verwijderen uit de planning ga dan naar het activiteiten eigenschappen paneel. Verwijderen van medewerkers is niet mogelijk in het project eigenschappen paneel.

Tabblad 5. Hier wordt het ingestelde budget van dit project getoond met daarnaast de ingeplande uren van dit project in deze planning. Ga naar Projectmanagement > Projecten > Dubbelklik op het project > Tabblad budget om het budget van dit project in te richten. Klik hier voor meer info.


Eigenschappen paneel Activiteit
Klik op een activiteit (links in het menu of in de planning zelf) om het eigenschappen paneel van de activiteit weer te geven.

Tabblad 1. Wijzig hier de naam en start- en eindtijd van de activiteit. Alleen de eigenaar of beheerder van de planning kan dit wijzigen. Via het eigenschappen paneel van het project kun je een beheerder toevoegen.
Het wijzigen van de start- of eindtijd van een project kun je ook instellen door de activiteitenbalk in de planning te resizen; navigeer met je muis naar het einde van de activiteit tot er een witte dubbele pijl verschijnt. Klik en sleep naar de gewenste datum.
Status: De status van de activiteit wordt hier getoond (loopt de activiteit op schema, of loopt dit achter).
Voortgang: Dit is een gegeven wat je zelf kunt invullen om de voortgang weer te geven.
Totalen weergeven: Geef hier aan of je de totalen wilt weergeven of niet. De totalen zijn het totaal aantal ingeplande uren op deze activiteit, ongeacht de medewerker.

Tabblad 2. Als diverse activiteiten elkaar opvolgen in de planning is dat hier zichtbaar. In de planning stel je dit in door van een activiteit de einddatum zo te schuiven dat deze voor de starttijd van een andere activiteit ligt. Verbindt nu beide activiteiten. Navigeer hiervoor met je muis over het einde van de activiteit totdat je een zwarte stip ziet. Klik op de stip, houdt vast en sleep naar het begin van de volgende activiteit. Beide activiteiten zijn nu verbonden door een pijl en dit wordt nu ook weergegeven in het 2e tabblad in het eigenschappen paneel.

Tabblad 3. Hier worden alle gekoppelde medewerkers getoond aan deze activiteit en hoeveel uur ze voor deze activiteit ingezet zijn in deze planning. Klik op het + icoon om medewerkers toe te voegen. Let op: Selecteer alleen medewerkers die registratierechten hebben op deze activiteit. Wil je medewerkers verwijderen uit de planning navigeer met je muis over een medewerker in het eigenschappenpaneel en klik op het – icoon wat dan verschijnt.

Tabblad 4. Hier wordt het ingestelde budget van deze activiteit getoond met daarnaast de ingeplande uren en geboekte uren van een medewerker bij dit project. Ga naar Projectmanagement > Projecten > Dubbelklik op het project > Tabblad budget om het budget van dit project in te richten. Klik hier voor meer info.


Eigenschappen paneel Medewerker
Klik op een dag op een medewerker links onder de activiteit of in de planning zelf om het eigenschappen paneel van de medewerker voor die dag weer te geven.

Er is hier maar 1 tabblad zichtbaar. Dit tabblad laat zien hoeveel uur de medewerker die dag beschikbaar is. Het aantal contract uren voor die dag wordt getoond en het aantal inzetbare uren.
Is de medewerker bijvoorbeeld al 4 uur op een andere project ingepland, dan wordt dat weergegeven in het kopje ‘Ingepland op’. Getoond wordt de planning waarin de medewerker ingepland is, de activiteit waarop deze ingepland is en het aantal uur.
Vervolgens wordt in het kopje ‘Beschikbaar voor planning’ aangegeven hoeveel uur er over is van deze medewerker om nog in te plannen.

Let op: Pas als de planning (en eventueel andere planningen) gepubliceerd zijn zie je het correcte aantal beschikbare uren per medewerker.

Inzetbaarheid medewerker


Eigenschappen paneel Mijlpaal
Klik op een mijlpaal links in de planning of in de planning zelf om het eigenschappen paneel van deze mijlpaal te openen.

Tabblad 1. Wijzig hier de naam en datum van de mijlpaal. Het wijzigen van de datum kun je ook in de planning zelf instellen door de mijlpaal te verschuiven. Klik de mijlpaal aan met je muis en sleep deze naar de gewenste datum.
Status: De status van de mijlpaal wordt hier getoond.
Voortgang: Geef aan of deze mijlpaal behaald is (100%) of niet (0%).

Tabblad 2. Als een mijlpaal starten of eindigt voor of na een activiteit dan is dat hier zichtbaar. Verbind in de planning een activiteit met een mijlpaal. Navigeer met je muis over het einde van de activiteit totdat je een zwarte stip ziet. Klik op de stip, houdt vast en sleep naar de mijlpaal. Nu zijn ze verbonden door een pijl en dit wordt nu ook weergegeven in het 2e tabblad in het eigenschappen paneel.

Een mijlpaal (beslismoment) in de planning is een moment waarop besloten wordt of het project naar wens verloopt, dat het moet worden bijgestuurd, of wat aangeeft dat een bepaalde fase is afgesloten in een project.

Mijlpaal toevoegen. Om een mijlpaal toe te voegen aan een planning klik je op het + icoon naast de projectnaam links in de planning. Kies hier voor de optie ‘+ Nieuwe mijlpaal’.

Mijlpaal verwijderen. Om een mijlpaal te verwijderen klik je op het project links in de planning of op de projectbalk in de planning zelf. Hierdoor open het eigenschappen paneel van het project. Ga naar het 3e tabblad met de planning items. Beweeg je muis over de regel met de mijlpaal en klik op het – icoon dat nu verschijnt.

Voorbeeld planning met mijlpalen


Knoppen in de planning

In de planning zijn diverse knoppen. Hieronder uitgelegd waar deze knoppen voor dienen.

Knoppen in planning


Beschikbaarheid. Klik op de knop ‘Beschikbaarheid’ om onderin de beschikbaarheid in uren van medewerkers te zien. Selecteer een afdeling of kies voor ‘Alle’. Klik nogmaals op de knop ‘Beschikbaarheid’ om deze beschikbaarheid weer te verbergen.

Beschikbaarheid tonen


Planning eigenschappen. Met deze knop open je het eigenschappen paneel van deze planning (zie hierboven omschreven).

PDF. Genereer een PDF van deze planning

Intrekken. Op het moment dat een planning ingetrokken wordt is deze planning op dat moment niet zichtbaar in de timesheet. Ingeplande uren in deze planning zijn nu niet (meer) gekoppeld.

Alles uitklappen/inklappen. Door op deze knop te klikken klapt links in de planning alles uit of in. Van ieder project worden de activiteiten en de gekoppelde medewerkers zichtbaar of verborgen.

Publiceren. Op het moment dat een planning gepubliceerd is, is deze zichtbaar in de timesheet van de medewerker (alleen zijn/haar uren worden getoond). De ingeplande uren zijn nu gekoppeld en worden op de totaal beschikbare uren van deze medewerker in mindering gebracht.

Toon/verberg inspector. Toon of verberg het eigenschappen paneel rechts in het scherm.


Uren invullen in de planning

Zorg dat de regels van de gekoppelde medewerkers zichtbaar zijn in de planning. Klap hiervoor handmatig een project uit en vervolgens een activiteit. Wil je met een druk op de knop alle medewerkers van alle activiteiten zichtbaar hebben, klik dan op de knop ‘Alles uitklappen’ rechtsboven in Yoobi.

Yoobi laat in de planning zien welke dagen beschikbaar zijn om in te plannen (blauw vakje) of niet (vakje met een kruis).

Klik bij een medewerker op een dag in de planning. Er verschijnt rechts in het eigenschappen paneel hoeveel uur deze medewerker die dag (nog) beschikbaar is en er wordt aangegeven in welk ander project hij/zij eventueel al ingepland is en voor hoeveel uur.

Vul het aantal uur in. Plan op deze manier de medewerkers in en sla dit op. Klik vervolgens op ‘Publiceren’. Na het publiceren zijn de uren ook zichtbaar onder de timesheet als je hier voor de optie ‘toon planning’ kiest.

Ga naar het menu Planning > Medewerkers planning om per medewerker te zien op welke projecten hij/zij voor hoeveel uur totaal is ingepland. Klik hier voor meer informatie over de medewerkersplanning.

Ga naar het menu Planning > Actuele planning om te zien welke projecten uit de eventueel diverse planningen actief zijn. Klik hier voor meer informatie over de actuele planning.


Planning zichtbaar in de timesheet.

Om de planning zichtbaar te maken in de timesheet klik je in de timesheet rechtsboven op de knop ‘Planning weergeven’. Klik nogmaals op de knop (nu Planning verbergen) om deze weer te verbergen.

Let op: Dit is alleen mogelijk als je gebruikt maakt van de maandtimesheet.

Planning in maandtimesheet

planning:planboard
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    13-09-2019
  • Tag:
    video
  • Door:
    Iris Keim
  • Supporttag:
    planning:planboard