Koppel Yoobi aan de agenda op je desktop of smartphone

Er zijn 3 verschillende koppelingen mogelijk met de CRM module in Yoobi en Outlook.

• Voeg e-mails van toe aan Yoobi CRM met de Outlook add-in
• Voeg taken vanuit je Outlook agenda toe aan Yoobi en andersom
• Toon taken vanuit Yoobi in je internet agenda of agenda op je smartphone (read only)

In dit artikel wordt de 3e koppeling beschreven; Toon taken vanuit Yoobi in je internet agenda of agenda op je smartphone. De taken vanuit Yoobi (CRM taken, verlof en/of planning) worden alleen getóónd in je Outlook agenda, je kan deze niet wijzigen. Ze worden als extra agenda toegevoegd. Je abonneert je op updates vanuit Yoobi (iCal). 

 

Verlof, Taken en Planning
In Yoobi worden de data van alle verlofaanvragen, taken en planning (per gebruiker) vastgelegd in een internetagenda (iCalendar). Dit betekent dat alle Yoobi gebruikers met verlof, taken en/of planning de data ook kunnen inzien via agenda's die de internet agenda ondersteunt. Bijna elke smartphone heeft in de agenda app de mogelijkheid om een abonnement te nemen op een internetagenda. Maar ook desktop agenda's (zoals Outlook) en Cloud agenda's (zoals Outlook.com en Google Kalender) hebben deze mogelijkheid.

Afhankelijk van de modules die je in Yoobi hebt zijn er diverse koppelingen die het mogelijk maken om gegevens vanuit je agenda in Yoobi in je internet (Outlook) agenda te tonen:

• Verlof
• Verlof van iedereen
• CRM
• Planning

Internetagenda's koppelen
In Yoobi zijn voor elke gebruiker specifieke links beschikbaar. Werkwijze:

1. Klik rechtsboven op het pijltje naast je naam
2. Kies 'Mijn profiel'. Je navigeert nu naar een overzicht van jouw gegevens in Yoobi
3. Ga naar het tabblad 'Overzicht'

Hier worden de de links getoond waarmee de internetagenda van Yoobi gekoppeld kan worden aan bijvoorbeeld je Outlook agenda:

De CRM/Agenda kun je ook koppelen door naar je Yoobi agenda te gaan en daar op het instellingen icoon te klikken en te kiezen voor 'Agenda instellingen'.

Klik de link aan waarmee je wilt koppelen. Na het aanklikken van deze link krijg je de volgende pop-up:

 

Kies 'Outlook openen'. Je krijgt nu deze pop-up:

Kies 'Ja'. De agenda is nu gekoppeld en wordt apart in Outlook getoond. In dit geval is de CRM agenda (taken) gekoppeld.


 

Klik op het pijltje Links boven in de CRM agenda om de agenda 'over' je Outlook agenda te zetten.




Smartphone
Om de Yoobi internetagenda toe te voegen aan de agenda van je smartphone, kopieer je de link uit Yoobi en biedt je die aan bij de agenda (selecteer nieuwe account – selecteer type anders – voeg agenda abonnement toe en kopieer daar de link).

Synchronisatie data
Bij elke synchronisatie met de Yoobi internet agenda, wordt de data uit Yoobi opgehaald en getoond in de agenda's.

LET OP: Taken in Outlook worden NIET in Yoobi getoond met deze koppeling.

LET OP: De data wordt alleen vanuit Yoobi naar Outlook gesynchroniseerd. Wijzig je in Yoobi bijvoorbeeld een taak (verzet naar een week later) dan zal deze na synchronisatie meegewijzigd zijn in de gekoppelde agenda in Outlook.
Wijzig je een Yoobi taak in Outlook, dan wordt dit NIET na synchronisatie mee gewijzigd in Yoobi.

LET OP: De agenda webcal laat taken zien tussen een maand terug en 3 maanden vooruit van de huidige datum.