Importeren van gegevens in Yoobi

Het is mogelijk om via een excel-bestand gegevens in Yoobi te importeren. Let op: Je moet hier wel rechten voor hebben.
Ga naar het menu Beheer > Import.

Afhankelijk van de modules waar je in Yoobi mee werkt, zijn de volgende gegevens te importeren:

• Klanten (klanten, contactpersonen en accountmanagers)
• Projecten (projecten/activiteiten, tarieven, project dupliceren, standaard activiteiten, trefwoorden)
• Medewerkers (medewerkers, tarieven, contracten, verlof, verlofmutaties)
• Registraties (gewerkte uren op bepaalde projecten/activiteiten)
• Facturatie (orders, facturen, producten)
• CRM (verkoopschema, verkopen, taken)

Werkwijze

Stap 1: Ga naar het menu Beheer > Import.
 

 

Stap 2: Kies een importtype (A) door op het dropdown menu (Kies een importtype) te klikken. In bovenstaand voorbeeld is gekozen voor het type 'Projecten/activiteiten'.

Stap 3: Klik op 'Download voorbeeld' (B) voor het excel-importbestand. Dit bestand bestaat uit 2 tabbladen. In het eerste tabblad vul je de te importeren gegevens in. In het tweede tabblad wordt beschreven hoe het eerste tabblad gevuld moet worden. Let op: In de eerste regel van het excel-bestand moeten de kolomkoppen staan

Stap 4: Sla dit bestand op.

Stap 5: Klik nu op 'Projecten en activiteiten importeren' (C).



Stap 6: Klik op de ‘Browse’ knop om het opgeslagen bestand te selecteren (C1).

Stap 7: Klik hierna op ‘Upload’ (C2).

Stap 8: Selecteer het juiste werkblad (C3) van het excel-bestand (met de gegevens) en klik op ‘Import’.



Stap 9: De gegevens worden nu in Yoobi geïmporteerd. Via de knop 'Verversen' (C4) kun je de voortgang zien. Yoobi stuurt zowel een e-mail als een notificatie in Yoobi (C5) als de import gereed is.



Stap 10: Via het tabblad 'Geschiedenis' (D) zie je of de import goed is afgerond. Is de import niet geslaagd dan zie je hier ook precies waarom (bijvoorbeeld dat er op regel 13 geen projectnummer is ingevuld. Een projectnummer is vereist voor de import). Wijzig dan je importbestand, sla deze weer op en importeer opnieuw.
 

 

 

LET OP: Met een import kun je ook bestaande gegevens in Yoobi overschrijven of aanvullen. Voorbeelden:

Gegevens overschrijven: Staat in Yoobi een project met een projectnummer en in je importbestand staat datzelfde projectnummer maar met een andere project naam, dan zal de projectnaam overschreven worden.
Gegevens aanvullen: Staat in Yoobi een project met 2 activiteiten en in je importbestand staat datzelfde project met 4 activiteiten, dan zullen de 2 nieuwe activiteiten toegevoegd worden.