Hoe voorkom je piekdrukte in Yoobi?

1. Sluit je week op tijd af 

Het klinkt simpele n het is enorm effectief: registreer je uren dagelijks of minimaal wekelijks en sluit je timesheet op tijd af. Wanneer iedereen wacht tot het einde van de maand of ver weg in de volgende week, ontstaat er een onnodige piek. Door registratie te spreiden, blijft de belasting van het systeem stabiel. 

2. Werk met notificaties 

Stel herinneringen in voor jezelf of je team. Bijvoorbeeld voor het registreren van uren, het goedkeuren van workflows of het afronden van taken. Zo voorkom je dat werkzaamheden zich opstapelen en op 1 moment ingehaald moeten worden. 

3. Maak gebruik van automatisch factureren 

Automatisering is je beste vriend. Door periodieke facturen automatisch aan te maken en te versturen, voorkom je dat iedereen handmatig op dezelfde dag facturen aanmaakt en verwerkt. Maak gebruik van deze handige functionaliteit, bespaar tijd en zorg voor een lagere systeemdruk. 

4. Plan vooruit 

Gebruik de planningsmogelijkheden om werkzaamheden tijdig in te roosteren. Wanneer taken gespreid worden ingepland, voorkom je verlate acties. Dat werkt niet alleen prettiger, maar zorgt ook voor een gelijkmatig gebruik van Yoobi. 

5. Spreid beheertaken 

Ben je Yoobi beheerder? Plan dan grote acties, zoals rapportages draaien, instellingen aanpassen of bulkmutaties uitvoeren, bij voorkeur buiten de drukste momenten van de week. Dus bijvoorbeeld niet maandagochtend om 9:00 uur. 

6. Stimuleer goed gebruikersgedrag 

Maak binnen je bedrijf duidelijke afspraken: 

• Uren dagelijks of wekelijks registreren; 

• Facturatie niet uitstellen tot het einde van de maand; 

• Taken direct verwerken wanneer ze afgerond zijn. 

Een kleine gedragsverandering onder medewerkers maakt op organisatieniveau een groot verschil. 

7. Houd communicatie helder 

Informeer medewerkers over het belang van tijdige verwerking. Veel gebruikers zijn zich niet bewust van het effect van massaal gelijktijdig gebruik. Door dit uit te leggen, creëer je begrip en medewerking. 

Samen houden we Yoobi snel 

Yoobi is gebouwd om bedrijven te ondersteunen, of je nu groeit of juist efficiënter wilt werken met een kleiner team. Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden en werkzaamheden te spreiden, zorgen we er samen voor dat de software snel en stabiel blijft.