Factuurnummer instellen

Yoobi genereert automatisch een factuurnummer als een factuur gefiatteerd wordt. Dit factuurnummer maakt Yoobi aan op basis van een ‘masker’. Veel van onze klanten kiezen in dit masker voor een jaartal gevolgd door het factuurnummer. 

LET OP: Het is niet verplicht een jaartal in je factuurnummering op te nemen. De belastingdienst vraagt enkel om een factuurnummering die aansluitend is, dus met opeenvolgende factuurnummers.

Factuurnummering instellen:
-    Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel
-    Instelling 1: ‘Genereer factuurnummer aan de hand van het volgende masker’
-    Instelling 2: ‘Beginwaarde van factuurnummering’
 

Let op: Als je de factuurnummering gaat wijzigen zorg dan dat je als enige gebruiker ingelogd bent. 

Masker
Het masker is helemaal naar eigen inzicht te gebruiken en in te stellen. Hier een aantal voorbeelden:

Voorbeeld 1
Wil je in 2020 gaan factureren met een factuurnummer dat begint met 2020, dan moet je deze handmatig (ieder jaar) wijzigen.

Voorbeeld 2
De $yyyy staat in dit geval voor het jaartal en zal automatisch gevuld worden met het huidige jaartal. Tik je hier handmatig 2019 in, dan zul je dit ieder jaar moeten wijzigen naar een volgend jaartal.
Je kunt op deze manier niet alleen een jaartal automatisch opnemen in je factuurnummer, maar ook een maand of dag.

Factureer je bijvoorbeeld op 05-01-2019 dan:
 

$yyyy	wordt 2019
$yy	wordt 19
$mm	wordt 01
$m	wordt 1
$dd	wordt 05
$d	wordt 5

Voorbeeld 3
Je kunt dus ook een vaste tekst, code of letter opnemen in je factuurnummering.

Beginwaarde
Bij de beginwaarde geef je het nummer weer van de eerstvolgende te fiatteren factuur. Dit nummer wordt steeds automatisch opgehoogd na het fiatteren van een factuur. 
Je kan ervoor kiezen dat dit nummer altijd doorloopt, maar stel dat je een jaartal hebt opgenomen in je factuurnummering, dan kan je er ook voor kiezen om de nummering ieder jaar opnieuw bij 1 te laten beginnen. Let op: Dit moet je dus wel ieder jaar dan handmatig wijzigen.

Factuurnummering (tijdelijk) wijzigen (verwijderde facturen)
Heb je al facturen gefiatteerd en is het verkeerde factuurnummer gegenereerd, dan kun je de factuur nog verwijderen. Dit kan alleen als de factuur nog niet verzonden is! Ga hiervoor naar Financieel >  Alle facturen. Selecteer de factuur en klik rechtsboven op het prullenbakje.
Als een factuur verwijderd is zal een nieuwe factuur niet automatisch opnieuw ditzelfde factuurnummer krijgen en veroorzaakt het verwijderen dus een 'gat' in de factuurnummering (wat niet is toegestaan door de belastingdienst).
Heb je factureren verwijderd dan moet je de factuurnummering zo terug zetten dat je precies nieuwe factureren genereert op de verwijderde factuurnummers.
 

• Sla je huidige instellingen ergens op
• Wijzig het masker en de beginwaarde
• Genereer en fiatteer de nieuwe factuur (controleer factuurnummer)
• Zet de factuurnummer instellingen weer terug

 

Let op: Zorg er altijd voor dat de factuurnummering opeenvolgend is/blijft. 

Per afdeling een apart factuurnummer
Als je factureert vanuit meerdere afdelingen kan het zijn dat je per afdeling een apart factuurnummer ingesteld hebt. Vergeet dus niet bij iedere afdeling deze maskers in te stellen. Ga hiervoor naar Personeel > Klik bij Medewerker op de 3 puntje en kies 'Afdelingen'. Je kan ook naar de afdelingen via het menu Beheer > Afdelingen.

Jaarwisseling en factuurnummer
Wil je in het nieuwe jaar nog factureren versturen met een factuurdatum en factuurnummer van het vorige jaar, dan moet je 2 dingen wijzigen/controleren:

1) De factuurdatum. Bij het genereren van een factuur houdt Yoobi automatisch de datum in het huidige jaar aan. Deze kun je wijzigen.

• Ga naar de gegenereerde factuur
• Ga rechts naast het voorbeeld van de factuur naar de factuur eigenschappen
• Ga naar het 2e tabblad
• Pas hier de factuurdatum aan

2) Factuurnummering. Als je in het factuurmasker ingesteld hebt dat het jaartal automatisch gevuld wordt controleer dan in de instellingen welke factuurnummer als eerste gegeneerd zal gaan worden.

• Sla je huidige instellingen ergens op
• Wijzig het masker en de beginwaarde. Als in het masker het jaartal als $yyyy is opgenomen en je wilt een ander jaartal (bijv. 2018) gebruiken dan het huidige jaartal, wijzig dan $yyyy in 2018. Zet de beginwaarde terug naar het juiste nummer.
• Genereer en fiatteer de nieuwe factuur (controleer factuurnummer)
• Zet de factuurnummer instellingen weer terug

Let op: Zorg er altijd voor dat de factuurnummering opeenvolgend is/blijft. 

Zie ook onze blog over werken aan een soepele jaarwisseling en onze supportpagina over facturen versturen rond de jaarwisseling.