Dienstenplanning. Dienst voltooien

Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van de module dienstenplanning, en je bent ingepland voor een dienst dan is dat zichtbaar in het menu 'Mijn Yoobi' in de beknopte agenda:



Klik op 'Mijn agenda' om naar de uitgebreide agenda te navigeren en daar zie je de ingeplande diensten als volgt:




Per dag staat aangegeven voor welke dienst je ingeroosterd bent. Hierbij staan de start- en eindtijd van de dienst en het gekoppelde project.

Wil je de diensten niet in de agenda tonen, klik dan rechts boven op de 3 puntjes of op de tandwieltjes om dit in te stellen.

Wanneer je een dienst gewerkt hebt hoef je alleen nog maar te bevestigen dat deze voltooid is. Een dienst voltooi je in de 'Dienst voltooien' pop-up. Deze pop-up opent op 4 manieren:

 

1. Notificatie. Wanneer een dienst start, krijg je een Yoobi-notificatie. Deze zie je boven in je Yoobi-scherm bij het megafoon icoontje. Klik op de notificatie. 
2. Mijn Yoobi. Wanneer je Yoobi opent in het menu 'Mijn Yoobi' dan zal de pop-up automatisch geopend zijn als de dienst gestart is.
3. Klik op dienst in Mijn Yoobi. Open het menu 'Mijn Yoobi' en klik op een dienst in de agenda. Let op: dit kan alleen bij diensten waarbij de eindtijd verstreken is, dus alleen bij diensten in het verleden.
4. Klik op dienst in Mijn Agenda. Open het menu 'Mijn Yoobi', klik 'Mijn agenda' en klik op een dienst in de agenda. Let op: dit kan alleen bij diensten waarbij de eindtijd verstreken is, dus alleen bij diensten in het verleden.

Heb je deze dienst voltooid met de opgegeven start- en eindtijd, kies dan voor 'Dienst voltooien' (duim omhoog).
Yoobi zal automatisch de registraties voor je in de timesheet zetten. 



Yoobi geeft aan dat deze registratie is toegevoegd door het voltooien van een dienst. De registratie is nog te wijzigen.

Ben je de dienst eerder of later begonnen of heb je de dienst helemaal niet voltooid omdat je bijvoorbeeld ziek was, dan kies je voor 'Bewerken' (duim omlaag). 
Afhankelijk van welke redenen gemiste dienst er zijn ingesteld bij deze dienst, kun je aangeven waarom je deze dienst niet voltooid hebt.
In dit voorbeeld kun je uit 2 redenen kiezen:

 

1. Gewerkte tijd aanpassen. Ben je eerder of later aan je dienst begonnen en/of eerder of later gestopt met je dienst, klik dan op deze reden en je navigeert naar dit scherm:
   
   
   
   Wijzig hier de start- en/of eindtijden en sla op.
   Yoobi berekent het juiste aantal uur, en registreert deze op de juiste activiteit(en) met de juiste overwerkpercentage(s).
    
2. Ziek. Heb je de dienst niet voltooid omdat je de gehele dienst ziek was? Klik dan op 'Ziek'. Je navigeert nu naar het volgende scherm: 
   
   
   
   Alle uren van de dienst zullen nu geregistreerd worden op de activiteit 'Ziek'. 
   Dit kan ook een andere activiteit zijn, dat is afhankelijk van welke activiteit aan deze reden gekoppeld is.
    

   Let op: Ben je gedurende de dienst ziek geworden. Dan kun je het beste kiezen voor de optie 'Gewerkte tijd aanpassen'. Wijzig de eindtijd. Yoobi zal de uren voor dit gewerkte deel van de dienst registreren. 
   Maak zelf een nieuwe registratie aan op de activiteit 'Ziek' voor de overige uren. 

Als een dienst voltooid is, wordt dit met een groen vinkje getoond in 'Mijn Yoobi' en 'Mijn agenda':





Klik op de dienst om deze te bekijken. Ook is het mogelijk de dienst nog te wijzigen. Bijvoorbeeld om een opmerking of tijdstippen te wijzigen. 
 

Let op: Je kan alleen een dienst wijzigen als de registraties in de timesheet nog de status 'open' hebben. Is de timesheet gesloten of goedgekeurd, dan kan de dienst niet meer gewijzigd worden.

Let op: Wijzig je de dienst dan wijzigen de registraties ook mee. Heb je minder uren gewerkt dan worden de registraties in de timesheet aangepast naar het juiste aantal uren.

Wanneer je handmatig registraties toevoegt in de timesheet wordt er gekeken naar diverse instellingen en situaties zoals: budget, registratierechten, (verplichte) specificatie velden, maximaal aantal uren per dag, enz. Bij het voltooien van een dienst slaat Yoobi al deze validaties over. Er wordt dus GEEN rekening mee gehouden. Het enige waar Yoobi rekening mee houdt, is de status van de timesheet. Er kunnen alleen registraties gedaan worden wanneer de status 'open' is. Je krijg hier dan ook een melding van.

De registraties die door het voltooien van een dienst zijn toegevoegd zijn altijd nog te wijzigen. Maar let op, de validaties gelden dan wel weer.