9 antwoorden op vragen over soepel factureren in Yoobi

Enige tijd geleden organiseerden wij het webinar 'Soepel factureren in Yoobi'. Tijdens dit webinar werden er een aantal vragen gesteld. Een groot deel hiervan behandelen we in dit blog. 

1. Hoe maak je een creditnota 
Ga naar de verzonden factuur, vanuit hier creëer je de creditfactuur. Dit is mogelijk op 2 manieren. Je maakt van de factuur die al is verzonden een nieuwe nota aan en kiest hier voor de optie creditnota.  
 
De andere optie is om een correctie te maken. Meer informatie is te vinden in het helpartikel. 
 

2. Is het mogelijk om activiteiten regels niet zichtbaar te laten zijn bij bijv. een fixed fee order. Wij hebben soms veel activiteiten regels (voor uren registratie), die worden niet 1-op-1 gefactureerd, maar ik ze wel als lange lijst als ik de factuur wil bewerken. 
 
De beste manier is om op factuurniveau het weergavedetail te wijzigen. Wanneer je dit op projectniveau instelt dan worden alle activiteiten op projectniveau samengevoegd en onder de projectnaam gefactureerd. Dit doe je vanuit een order. Je gaat dan naar order > bewerken > factuurinstellingen > weergavedetail.  
 
Meer hierover in dit helpartikel.

3. Kan je een project aanmaken met bijvoorbeeld een bepaald label waarbij op basis van label automatisch bepaalde activiteiten toegevoegd worden met bijbehorende facturatie instellingen en budget? 
Hiervoor is het raadzaam om gebruik te maken van de aanvulling producten en abonnementen. Een andere mogelijkheid is om met behulp van 1 van onze consultants een sjabloonproject aan te maken met hierin de gewenste instellingen om dit proces zo vorm te geven.  
 

4. Hoe kun je bij fixed price zorgen dat de geschreven uren worden gesloten? Deze blijven nu open staan. 
Uren afsluiten en accorderen staat los van het type factuur. Urenregistratie timesheets moeten altijd worden afgesloten en geaccordeerd vóórdat je gaat factureren. Bij fixed-price projecten factureer je de uren niet maar een vast bedrag. Hierbij is vaak ook sprake van een andere factuur periode dan bij regie projecten. Goede gewoonte dus om altijd periodiek alle timesheets af te sluiten en dan de facturatie ronde uit te voeren.  

5. Kan ik op een abonnementsfactuur ook direct uren toevoegen die op basis van regie zijn uitgevoerd?
Dit is mogelijk. Hiervoor ga je naar orders > orderdetails. Hier kies je vervolgens of je orderitems wilt groeperen of niet.  

6. Kan ik een herinnering op klantniveau sturen ipv factuurniveau?
Nee, dit kan momenteel niet. Het is wel mogelijk om vlot bij een relatiekaart in Yoobi het tabblad Facturen te filteren op factuurstatus. Hiermee heb je direct het overzicht in de lijst en kun je die in PDF formaat downloaden en handmatig per e-mail aan de klant sturen.  
 
Voorbeeld filters bij tabblad facturen. 
 

7. In de factuur zie ik bovenaan: factuur, herinnering, aanmaning en incasso staan, maar wij kennen alleen de eerste twee. Is dat afhankelijk van de abonnementsvorm die wij bij jullie hebben? 
Het factuurschema dat is ingesteld bepaalt welke factuurstappen je ziet staan. Voor de optie ‘aanmaning’ en ‘incasso’ is geen extra uitbreiding nodig, dit zit standaard in de facturatiemodule. Als je deze optie nu nog niet ziet dan voeg je deze stap toe in je factuurschema. Incasso is overigens alleen een seintje dat er iets moet gebeuren wanneer de herinnering niet betaald is. Meer informatie vind je hier. 
 

8. Bij orders samenvoegen (orderitems groeperen op factuur) staat er een tekstbalk onder: factuurperiode tekstregel standaard verbergen. Dan kun je kiezen. Wat is dan logisch als je orders samenvoegt? 
Het is mogelijk om de factuurperiode wel of niet te vermelden, het is niet mogelijk om de factuurperiode aan te passen, vandaar de optie om de tekstregel te verbergen. Wat logisch is, is afhankelijk van jouw organisatie. Daar is geen uniforme manier voor.  
 

9. Wat wordt er straks in deel 2 van soepel factureren met Yoobi  besproken? 
Tijdens deel 2 gaat Bram Roodenburg in op de functies voor meer gevorderde gebruikers. Denk hierbij aan boekhoudkoppelingen, financiële rapporteren, selfbilling en inkoopfacturen. Schrijf je direct in voor deel 2.