8 antwoorden op veelgestelde vragen over Yoobi Projectmanagement

Op 29 juni organiseerden wij het webinar 'Word een projectmanagement superheld'. Dit webinar werd bijgewoond door een flink aantal Yoobi gebruikers. Hun vragen én andere veelgestelde vragen hebben we samengevat in dit blog. 
 

Is het mogelijk om meerdere bedrijven/relaties aan een project koppelen? 

Nee, het is wel mogelijk om meerdere projecten aan 1 relatie/bedrijf te koppelen. Maar het is niet mogelijk om meerdere relaties/bedrijven aan 1 project te koppelen. 

Hoe stel ik een project tarief in? 

Om een tarief voor een project in te stellen ga je naar het project en naar het tabblad 'Tarieven'. Klik op de rode + knop om een nieuw tarief toe te voegen. Het is mogelijk om een standaard project tarief in te voeren, maar het is ook mogelijk om hier per activiteit, medewerker of functiegroep uitzonderingen op maken.  
 
Een tarief is in Yoobi op diverse plekken in te voeren (per medewerker, per klant, per project, per functiegroep). Yoobi bepaalt door een vastgestelde volgorde welk tarief gebruikt wordt in overzichten, budget en facturatie.  
 
Meer informatie over het instellen van projecttarieven > 

Als ik een inkooptarief heb wat hoger valt dan mijn verkooptarief, welk tarief neemt hij dan mee in de facturen? En wat als ik (nog) geen verkooptarief heb en wel inkooptarief, neemt hij dan het inkooptarief mee met de facturen? 
Wanneer je gaat factureren dan kijkt Yoobi bij de facturatie naar het verkooptarief. Dit is het tarief wat Yoobi meeneemt in de facturatie, ook als deze lager is dan het ingestelde inkooptarief. Wanneer er nog geen verkooptarief is ingesteld, dan neemt deze niet automatisch het inkooptarief mee. 

Kijkt Yoobi naar het laagste niveau tarief dat is ingevuld en gebruikt Yoobi dat? En met hoogste niveau wordt dan klantniveau bedoeld of project-activiteit-medewerker? 
Wanneer er op hoger niveau een tarief is ingevuld, dan wordt dit tarief gekozen. Wanneer dit niet het geval is, dan wordt er gekeken naar de lagere niveaus. Hierbij is klantniveau (niveau 1) het laagste niveau en Project-activiteit-medewerker (niveau 9) het hoogste niveau. 
 
De niveaus zijn als volgt: 

1. Klant (laagste niveau) 

2. Functiegroep 

3. Medewerker 

4. Project 

5. Project functiegroep 

6. Project medewerker 

7. Project activiteit 

8. Project activiteit functiegroep 

9. Project activiteit medewerker (hoogste niveau en het meest gedetailleerd) 

Het instellen van die inzichtblokken, is dat een instelling per project, of in zijn algemeenheid? 
Het instellen van de inzichtblokken is een persoonlijke instelling, maar die dan wel geldt voor alle projecten in jouw persoonlijke omgeving. 

Meer informatie over het instellen van inzichtblokken > 

Hoe voeg ik een kolom toe of hoe verwijder ik deze? 
In Yoobi bepaal je zelf welke kolommen je zichtbaar wilt hebben, en in welke volgorde. Ga naar de brede lijst weergave en klik rechtsboven op het moersleutelicoontje. Alle mogelijke kolommen worden zichtbaar. Vink een kolom aan of uit om deze toe te voegen of te verwijderen. Selecteer een kolom en sleep deze om de volgorde te wijzigen. 

Meer informatie over lijsten in Yoobi > 

Hoe dupliceer ik een project? 
Open het project wat je wilt kopiëren, klik rechtsboven op 'Acties' en kies 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden.  
 
Meer informatie over projecten dupliceren > 

Hoe maak ik een sjabloon project aan zodat ik deze kan dupliceren? 
Maak een project aan met bijvoorbeeld de naam 'Sjabloon'. Voeg activiteiten toe en eventueel budget, tarieven, orders, enz. Om deze projectgegevens steeds te dupliceren open je dit project, klik je rechtsboven op de knop 'Acties' en kies je 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden 

Meer informatie over sjabloonprojecten >  

Wie mag op welk project uren schrijven, hoe stel ik registratierechten in? 
Per project en per activiteit geef je aan wie er wel en niet op mag registreren. Mag je er niet op registreren, dan zijn die activiteiten of projecten ook niet zichtbaar in de timesheet. Registratierechten stel je als volgt in: Ga naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Ga naar het tabblad registratierechten.  

Meer informatie over registratierechten > 

Om dit voor een activiteit in te stellen ga je naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Tabblad activiteiten > Dubbelklik op de activiteit > Tabblad registratierechten.  

Hoe stel ik een budget in? 
Het is mogelijk om per project een budget in te stellen. Dit doe je voor het hele project, per activiteit of per medewerker. Standaard budgetteer je op het aantal uren. Werk je met de module 'Tarieven' of 'Facturatie', dan is het ook mogelijk om te kiezen voor een financieel budget. Dit budget rekent met zowel het aantal uren als met het gekoppelde tarief. Ga naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Ga naar het tabblad budget.  

Meer informatie over projectbudgetten > 

Meer antwoorden?  
Op zoek naar andere antwoorden dan we in dit blog hebben gegeven? Op onze supportwebsite hebben we de meest gestelde vragen overzichtelijk gebundeld. Hier vind je nog meer informatie over projectbudget, tarieven, extern accorderen en meer.