Project en Extern Acoorderen: veelgestelde vragen

Met extern accorderen bedoelen wij een fiat van de opdrachtgever. In Yoobi is dit mogelijk met de extra module 'extern accorderen'. Per project stel je in of de registraties door een externe accordeur (bijvoorbeeld de klant) geaccordeerd moeten worden. Op het moment dat de medewerker de timesheet sluit (of nadat het project geaccordeerd is door de projectmanager) krijgt de externe accordeur een e-mail met daarin een link naar Yoobi waar hij/zij de geregistreerde uren van deze medewerker kan inzien en goedkeuren/afkeuren. Klik hier voor meer informatie over extern accorderen.

Om gebruik te maken van extern accorderen dien je gebruik te maken van de module 'Extern accorderen'. Open het project waarvoor je extern accorderen wilt instellen. Klik rechtsboven op de knop 'Projectinstellingen'. Klik vervolgens op het tabblad 'Extern accorderen'. Zet het schuifje 'Extern accorderen' op aan. Vul de gegevens in en sla op. Let op: Stel je bij het extern accorderen in dat de accordeur per maand moet accorderen, dan moet de gehele maand gesloten zijn in de timesheet. Sluit de medewerker per week zijn timesheet dan kan het soms zijn dat je een aantal dagen moet wachten voordat de laatste week, en daarmee de gehele maand, gesloten wordt. Klik hier voor meer informatie over extern accorderen.

Als de externe accordeur de uren heeft afgekeurd (rood in timesheet) zullen de uren in de timesheet gecorrigeerd moeten worden. Doordat er een wijziging heeft plaatsgevonden in de uren zal Yoobi automatisch een nieuwe taak aanmaken om de uren nogmaals extern te laten accorderen.

Blijkt na het afwijzen van de uren dat het aantal geregistreerde uren toch juist was, selecteer de taak dan in de lijst (Project > Extern accorderen) en klik rechtsboven op de knop 'Notificatie opnieuw versturen'.
Let op: Wanneer de status ‘Afgewezen’ is en je verstuurt opnieuw een notificatie, dan krijgt deze taak de status "Wachtend op accordering" en moet de taak opnieuw worden beoordeeld. De externe accordeur krijgt op deze manier een nieuwe taak via de e-mail.
Is de status ‘Goedgekeurd’ dan zal de notificatie niet opnieuw verstuurd worden en wijzigt de status niet.

Als er is ingesteld dat eerst de projectmanager de periode moet goedkeuren voordat de externe taak verzonden wordt, controleer dan of de projectmanager de periode al heeft goedgekeurd. Werk je met de module onkostenregistraties en registreer je deze in de timesheet, controleer dan ook of alle onkosten eerst intern goedgekeurd zijn, pas dan zal de taak naar de externe accordeur verzonden worden. Is dit gecontroleerd en is de taak nog steeds niet verzonden, voer dan de volgende procedure uit:

• Ga naar de timesheet van de medewerker
• Heropen de periode
• Wijzig een registratie
• Sluit de periode
• Door de wijziging zal Yoobi een nieuwe taak aanmaken om extern te accorderen
• Heropen direct nogmaals de periode
• Zet de gewijzigde registratie weer terug naar het juiste aantal uur.
• Sluit de periode weer

De externe accordeur krijgt op deze manier een nieuwe taak (e-mail) en met het juiste aantal uren.