Van registreren naar factureren

Vergeet werkbriefjes, urenstaten en declaraties. In Yoobi is het proces van uren schrijven tot doorbelasten volledig geautomatiseerd. Gebruik onze app of de webversie, net wat jou het beste uit komt, wanneer je maar wilt. 

Registratie
Het proces van urenregistratie bestaat uit meerdere onderdelen en kent verschillende deelnemers, zowel intern- als extern. Medewerkers registeren uren in een timesheet. Dit doen ze aan het einde van de werkdag (of werkweek) en de gewerkte uren worden verdeeld over een of meerdere projecten. De uren worden uitgesplitst over verschillende project-activiteiten. Onkosten die tijdens de werkzaamheden worden gemaakt (zoals reiskosten en lunchvergoeding) voegen medewerkers toe aan de timesheet, zodat er een compleet beeld wordt geschetst van projecten.

Inzicht
Inzicht in de gewerkte uren en onkosten is belangrijk. Rapportages laten zien hoeveel tijd bepaalde activiteiten in beslag nemen. Op basis van deze cijfers worden nieuwe planningen, begrotingen, offertes en facturen opgesteld. Yoobi visualiseert voortgang en resultaten met grafieken op het dashboard.

Proces
De geregistreerde uren worden verzameld in een timesheet. Zodra medewerkers hun gewerkte uren hebben ingevuld, sluiten ze die periode (een week of maand) van de timesheet af. Deze uren worden nu automatisch aan de projectleider of de externe opdrachtgever aangeboden voor goedkeuring. Nadat de uren zijn gefiatteerd, wordt de facturatie in gang gezet.

Praktijk
Wij zien vaak dat urenstaten ter goedkeuring worden aangeboden nadat een project is afgerond en de medewerker niet meer werkzaam is voor die organisatie. Er is geen dagelijks contact meer en afronding van de laatste lopende zaken heeft geen prioriteit, want er zijn inmiddels nieuwe projecten van start gegaan. Urenstaten zijn soms niet leesbaar, worden te laat worden ingeleverd of raken kwijt.

Oplossing digitaal accorderen door opdrachtgever
Keur gewerkte uren digitaal goed en voorkom omslachtige oplossingen met urenbriefjes.

De opdrachtgever ontvangt automatisch per e-mail bericht van de gewerkte uren op het moment dat een medewerker zijn of haar uren afsluit. De opdrachtgever controleert de gewerkte uren, (drukt ze af als dat nodig is) en keurt ze goed of af. Allemaal vanuit de mail, zonder in te loggen op Yoobi.  

Direct na het accorderen van de uren staan de uren klaar voor verdere verwerking en facturering. Een bijlage met de naam van de contactpersoon die de uren heeft goedgekeurd en de datum van goedkeuren wordt automatisch met de factuur meegezonden.

Dit heldere proces van accorderen zorgt voor:

• Duidelijkheid over de uren bij alle partijen
• Sneller akkoord op de gewerkte uren
• Kortere tijd tot aan het factureren
• Facturatie met bijlage, voor meer duidelijkheid bij de opdrachtgever

Administreer sneller   
Met Yoobi automatiseer je het proces van uren verzamelen, fiattering en facturatie. Heldere afspraken en inzicht zorgen voor een soepel proces. Zelf ervaren wat de voordelen zijn? Vraag dan nu een demo aan.