Project verplaatsen naar andere relatie

Je hebt een project aangemaakt in Yoobi en de verkeerde relatie gekoppeld. Wat te doen? 

Als er nog geen orders zijn aangemaakt kun je de relatie nog gemakkelijk wijzigen. Als er wel al orders zijn aangemaakt (of zelfs als er gefactureerd is) dan kun je het gehele project verplaatsen naar de juiste relatie. De orders worden dan overgezet naar de nieuwe relatie.
 

Project heeft nog geen orders
Zolang er geen orders aan het project toegevoegd zijn kun je heel gemakkelijk de relatie nog wijzigen:

• Ga naar het tabblad 'Overzicht' van het project. Klik rechts op het gegevensblokje 'Relatie' en klik op het prullenbakje. De relatie is nu ontkoppeld. Koppel nu de gewenste relatie.
• Ga naar het project en klik op de knop 'Acties' rechtsboven in het scherm en kies voor 'Project verplaatsen'. Selecteer de gewenste relatie en verplaats het project naar deze relatie.
   

Project heeft orders maar er is nog niet gefactureerd
Als er orders aan een project gekoppeld zijn, kun je de relatie niet meer ontkoppelen van het project. Wil je het project toch factureren aan een andere relatie, verplaats dan het project naar deze relatie.

Werkwijze:

1. Ga naar het project en klik op de knop 'Acties' rechtsboven in het scherm en kies voor 'Project verplaatsen'.
2. Er verschijnt een pop-up met een overzicht van de aanwezige orderitems.
3. Per orderitem wordt aangegeven wat er met dit orderitem gebeurt wanneer je het project verplaatst.
4. Is er nog geen factuur dan wordt het orderitem gewoon mee verplaatst naar de nieuwe relatie.

Project heeft orders en er is wel gefactureerd
Wanneer er al gefactureerd is aan de verkeerde relatie, hangt het van de status van de factuur af wat te doen:

Gegenereerde factuur: Een gegenereerde factuur is nog geen factuur. Sla de factuur over.
Goedgekeurd: Een goedgekeurde factuur kun je nog 'Afwijzen'.
Gefiatteerd: Een gefiatteerde factuur heeft een factuurnummer en zal gecrediteerd of verwijderd moeten worden.
Verzonden: Crediteer de factuur.

Zodra de credit factuur verzonden is, valt de factuur weg tegen de eerder verzonden factuur en kan de order verplaatst worden.

Werkwijze:

1. Zorg dat alle verkeerd verzonden facturen gecrediteerd of afgewezen zijn.
2. Ga naar het project en klik op de knop 'Acties' rechtsboven in het scherm en kies voor 'Project verplaatsen'.
3. Er verschijnt een pop-up met een overzicht van de aanwezige orderitems.
4. Per orderitem wordt aangegeven wat er met dit orderitem gebeurt wanneer je het project verplaatst.
5. Is er nog geen factuur of zijn er wel facturen maar zijn deze volledig gecrediteerd, dan wordt het orderitem vergrendeld én gekopieerd naar de nieuwe relatie.

Let op: Wanneer er wel een factuur is maar er GEEN creditfactuur gemaakt is, dan kan de order niet zomaar verplaatst worden.

Een fixed-price orderitem (of product fixed-price) zal worden vergrendeld en niet mee verplaatst worden. Je zult de order opnieuw moeten aanmaken.



Een regie (of product abonnement) orderitem zal worden vergrendeld maar wel worden gekopieerd.



Een orderitem met de status 'Gesloten' zal worden vergrendeld en niet gekopieerd worden.

 

Let op: Een order kan meerdere orderitems bevatten. Wanneer er bij 1 orderitem nog een factuur aanwezig is, zullen álle orderitems binnen de order vergrendeld worden.

Vergrendelde orders
Een vergrendelde order heeft de status 'Vergrendeld'. De status kan niet meer veranderd worden.
Facturen in een vergrendelde order kunnen eventueel nog wel gefiatteerd, verzonden of gecrediteerd worden, afhankelijk van de status van de factuur.
Ook is het niet meer mogelijk de order te bewerken. je kunt de gegevens nog wel inzien.
De gemaakte facturen (en eventuele omzet, mits niet gecrediteerd) blijven op deze manier bij het project zichtbaar én nog gekoppeld en dus zichtbaar aan/bij de 'oude' relatie. Bij de 'nieuwe' relatie zijn alleen de verplaatste orders (status = open) zichtbaar.

Voorbeeld 
Project A is aangemaakt en Relatie A is gekoppeld.
Er zijn 3 orders aangemaakt

• 0137 Dit is een order met daarin 4 orderitems. Een fixed-price, een regie, en 2 product orderitems (module producten en abonnementen)
• 0138 Dit is een self-billing order (module self-billing). Een self-billing order zal nooit gewijzigd worden omdat deze aan een andere relatie is gekoppeld.
• 0144 Dit is een extra fixed-price order. Er is nog geen factuur, de gehele order zal dus worden verplaatst.

Er is een fixed-price factuur verzonden in order 0137. Deze is niet gecrediteerd dus zal het item, en daarmee de gehele order worden vergrendeld. Het fixed-price item zal niet worden gekopieerd, de rest wel.



Wanneer je nu op verplaatsen klikt, ziet het tabblad orders bij het project er als volgt uit:



Standaard staat in dit tabblad het filter 'Status = Actief' aan, dus zijn de vergrendelde orders niet zichtbaar.
Wanneer je een vergrendelde order opent, dan zie je dat daar de 'oude' relatie aan gekoppeld is. Open je een actieve order, dan is daar de 'nieuwe' relatie gekoppeld.

Ordernummer en ordernaam
Ordernummer. Een vergrendeld orderitem krijgt een -1 na het ordernummer. Dus orderitem 0137.3 wordt 0137-1.3 en het nieuwe of niet gewijzigde orderitem wordt/blijft 0137.3.
Ordernaam. Bij het verplaatsen of kopiëren van een order blijft de naam (beschrijving) van de order behouden. Stond hier de 'oude' relatie naam (wordt standaard meegegeven aan een order als je vanuit de relatie een product orderitem aanmaakt) dan blijft deze naam staan, ook al is het orderitem nu gekoppeld aan de 'nieuwe' relatie.
Ga naar de order en klik bovenin bij 'Orderdetails' op het potloodje en verander hier indien gewenst de omschrijving.