NIEUW: Automatisch sluiten en goedkeuren van timesheets

Wens vanuit gebruikers 
In de praktijk blijkt dat voor onze gebruikers het huidige proces niet altijd even soepel verloopt. Er zijn een aantal verschillende situaties waarbij het automatisch sluiten en goedkeuren een zeer welkome verbetering is: 

• Medewerkers die alleen verlof aanvragen en geen andere uren registreren 

• Beheerders die geen uren hoeven te registreren vanwege hun functie 

• Medewerkers die regelmatig vergeten hun timesheet af te sluiten 

• Leidinggevenden die goedkeuringen laten liggen, waardoor facturatie- of salarisprocessen vertraging oplopen 

Al deze situaties leiden tot oponthoud in het gehele administratieve proces, wat uiteindelijk resulteert in inefficiëntie en onnodige vertraging. Dat vinden we zonde en daarom is dit binnenkort verleden tijd. 

Sluit timesheets automatisch af 
Om het proces van afsluiten en goedkeuren efficiënter te maken breiden we onze bestaande functionaliteit voor het automatisch afsluiten van timesheets uit. Voorheen was het al mogelijk om timesheets na een bepaald aantal dagen automatisch af te sluiten, maar deze nieuwe update biedt veel meer flexibiliteit. 

Wat is er nieuw? 
Gepersonaliseerde instellingen per afdeling en medewerker  
De vernieuwde functionaliteit maakt het mogelijk om automatisch afsluiten specifiek in te stellen per: 

• Afdeling (bijvoorbeeld voor Yoobi beheerders of directieleden) 

• Individuele medewerker (bijzonder nuttig bij langdurige afwezigheid of verlof) 

Veiligheidsmaatregelen  
We hebben belangrijke voorwaarden ingebouwd om de integriteit van het proces te waarborgen: 

• Automatisch sluiten gebeurt alleen als dit is ingesteld bij de medewerker (via medewerker-, afdeling of organisatie instelling) 
• Automatisch goedkeuren kan alleen plaatsvinden nadat de timesheet is gesloten 

Voordelen voor onze gebruikers 
De implementatie van deze nieuwe functionaliteit zorgt voor: 

1. Tijdsbesparing: Minder handmatig werk betekent dat medewerkers en leidinggevenden zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten 

2. Verbeterde doorlooptijd: Facturatie- en salarisprocessen verlopen soepeler zonder onnodige vertragingen 

3. Maatwerk: De mogelijkheid om per afdeling of medewerker instellingen aan te passen zorgt voor een flexibele oplossing die past bij verschillende werkpatronen 

4. Minder fouten: Automatisering vermindert de kans op menselijke fouten in het administratieproces 

Aan de slag met de nieuwe functionaliteit
De nieuwe functionaliteit wordt de komende maand getest en is naar verwachting binnen enkele weken beschikbaar. Beheerders passen eenvoudig de gewenste instellingen aan: 

1. Ga naar het menu 'Instellingen' op organisatie-, afdeling- en/of medewerkerniveau

2. Ga naar het onderdeel ‘Registreren’

3. Hier staan nu 2 instellingen:
   - Automatisch afsluiten van timesheet na x dagen
   - Automatisch timesheets goedkeuren

4. Zet deze aan en stel ze in 

Vragen? 
Heb je vragen over deze nieuwe functionaliteit? Dien dan een supportvraag in via de blauwe help & supportknop rechts onderin je persoonlijke Yoobi omgeving.