Kanbanbord basis (alleen module Projecten)

Het kanbanbord kan op 2 manieren geopend worden:

 

1. Ga naar het menu 'Projecten' en klik op het kanbanbord icoontje.
2. Ga naar het menu 'Projecten', klik op de 3 puntjes en kies de optie 'Kanbanbord'.

 

Voorbeeld:




1. Standaard kanbanbord
Dit is de naam van het kanbanbord. Deze naam is niet te wijzigen. Er is 1 kanbanbord.
Wanneer je ook gebruik maakt van de CRM basis module, dan is het mogelijk meerdere kanbanborden aan te maken, en hier kiezen welk bord wordt getoond.

2. Filters
a. Standaard opent het kanbanbord met het filter 'Status = Actief'. Alleen de actieve projecten worden getoond. Wanneer je dit filter verwijdert, worden ook de niet-actieve projecten getoond.
b. Voeg zelf extra filters toe indien nodig. 

3. Zoeken
Zoek in deze balk naar een project. Zoek op naam of projectnummer. 

4. Project(en) toevoegen 
Klik op deze knop om een of meerdere projecten toe te voegen aan het kanbanbord. Je kunt alleen projecten selecteren die nog niet in het kanbanbord staan.

5. Projecten uitklappen
Met deze knop klap je alle kaartjes in het kanbanbord uit.
Standaard worden de projecten ingeklapt getoond (zie 10a) er zijn dan 2 gegevensvelden zichtbaar. Deze velden bepaal je zelf via 'Configureer kanbanbord' (zie 6).
Klik je op 'Projecten uitklappen' dan worden alle kaartjes uitgeklapt (zie 10b) en zijn alle gevulde velden zichtbaar. Welke velden dit zijn en in welke volgorde bepaal je ook via 'Configureer kanbanbord' (zie 6).

6. Configureer kanbanbord 
Bepaal hier welke gegevens en op welke manier je deze getoond wilt hebben in het kanbanbord.
Kolommen beheren: Bepaal welke kolommen zichtbaar zijn in het bord, geef elke kolom een naam. Voeg extra kolommen toe of verwijder deze. Ook is het mogelijk de volgorde van de kolommen te wijzigen.
Kaarten beheren: Bepaal welke gegevens/velden van het project in het kaartje getoond moeten worden en in welke volgorde. Ook stel je hier in op welk veld de kaartjes gesorteerd moeten worden in het bord (zie 9). 

7. Kolommen
De kolomnaam en de volgorde worden bepaald in 'Configureer kanbanbord' (zie 6).

8. Aantal projecten
Dit getal geeft aan hoeveel projecten er in deze kolom staan. Let op: dit is het aantal projecten met de huidige filters. Zijn er veel projecten in een kolom, dan worden deze niet altijd allemaal getoond. Onderaan de kolom staat dan bijvoorbeeld +50 projecten (zie 11). Dit betekent dat er naast de zichtbare projecten, er nog 50 projecten aan deze kolom/fase gekoppeld zijn. 

9. Volgorde
Standaard worden de projecten in de kolom op projectnaam en in alfabetische volgorde van a-naar-z gesorteerd. Klik je op het pijltje dan wijzigt de volgorde van z-naar-a. Wil je sorteren op een ander veld (bijvoorbeeld op startdatum of projectcode), ga dan naar 'Configureer kanbanbord' > 'Kaarten beheren' en bepaal op welk veld je wilt sorteren.

Tip: Via de knop 'Configureer kanbanbord' > tab 'Kaarten beheren' bepaal je zelf waar de kaartjes op gesorteerd worden (bijvoorbeeld projectnaam, startdatum of projectcode).

10. Kaartje ingeklapt of uitgeklapt
Het kaartje wordt standaard ingeklapt getoond (a). Klik het kaartje open (b) door op het pijltje rechts in het kaartje te klikken.
a. In het ingeklapte kaartje worden 2 velden getoond, in dit geval de velden 'Projectnaam' en 'Projectnummer'.
b. Het uitgeklapte kaartje toont meer informatie over het project.

Tip: Via de knop 'Configureer kanbanbord' > tab 'Kaarten beheren' bepaal je zelf welke gegevens je in het (ingeklapte) kaartje wilt zien en in welke volgorde.

11. Niet zichtbare gekoppelde projecten
Zijn er aan een kolom/fase meer projecten gekoppeld dan weergegeven kan worden in het kanbanbord, dan zal op deze plek bijvoorbeeld staan '+ 50 projecten'. Dit betekent dat er naast de nu zichtbare projecten, nog eens 50 projecten gekoppeld zijn aan deze kolom. Klik erop om de overige projecten ook zichtbaar te maken.

Het kanbanbord is geheel naar eigen wens in te stellen. Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Configureer kanbanbord' en bepaal welke gegevens en op welke manier deze getoond worden in het kanbanbord. 

Kolommen beheren
Voorbeeld:




1. Standaard kolom.
De eerste kolom is een kolom die standaard aanwezig is in het kanbanbord. Deze kolom kun je NIET verwijderen, en ook NIET verplaatsen. Alleen de naam kan gewijzigd worden.

2. Zichtbaarheid kolommen
Vink een kolom uit als je deze niet wilt tonen in het kanbanbord. Hiermee verwijder je de kolom niet. Ook de gekoppelde projecten blijven gekoppeld. De kolom wordt alleen niet meer getoond in het kanbanbord.
Vink de kolom weer aan als je deze wél getoond wilt hebben.
Dit is een persoonlijke instelling.

3. Kolom bewerken (3 puntjes)

 

Let op: Wanneer je bij een kolom de naam of volgorde wijzigt, of je verwijdert een kolom, dan wijzigt dit in de gehele organisatie. Het is dus géén persoonlijke instelling.

Naam wijzigen. Wijzig de naam van de kolom. De naam van de kolom is ook te wijzigen door 1 keer op de kolomnaam te klikken. In bovenstaand voorbeeld zijn de kolomnamen gewijzigd in fasen (Ontwerp, Voorbereiding, Realisatie, Oplevering en Nazorg).
Kolom toevoegen. Klik om een kolom toe te voegen. Deze kolom wordt onder de huidige kolom toegevoegd. De kolomnaam wordt automatisch gevuld met de huidige kolomnaam met [kopie] er achter. Wijzig deze naam.
Kolom verwijderen. Verwijder de hele kolom. Wanneer je een kolom verwijdert, en zijn nog projecten in deze kolom, dan wordt de volgende waarschuwing getoond: 



Kies een andere kolom binnen het kanbanbord waar de projecten uit deze kolom naar verplaatst moeten worden. 

4. Reset kolommen
Indien bepaalde kolommen uitgevinkt staan, zullen deze weer aangevinkt worden indien je de kolommen reset.

5. Opslaan als organisatie instelling 
Lees er hier meer over.

6. Volgorde kolommen wijzigen (niet afgebeeld)
Hover met de muis over de regel van de kolom totdat je het verplaats icoontje ziet. Sleep vervolgens de regel naar de gewenste positie.

Het kanbanbord is geheel naar eigen wens in te stellen. Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Configureer kanbanbord' en bepaal welke gegevens en op welke manier deze getoond worden in het kanbanbord. 

Kaarten beheren
Voorbeeld:



1. Volgorde kaarten kanbanbord
Bepaal op welk veld de volgorde van de kaarten in het kanbanbord wordt gebaseerd. In dit voorbeeld is de volgorde gebaseerd op 'Projectnaam'. Wil je de kaarten in een andere volgorde tonen? Klik dan op de twee pijltjes en sleep deze naar het gewenste veld.

2. Weergave velden in ingeklapt projectkaartje
Veld wel/niet zichtbaar: In het ingeklapte kaartje worden er altijd 2 velden getoond. Bepaal hier welke velden dit zijn. De 2 velden die hier bovenaan staan, worden in het ingeklapte kaartje getoond, in deze volgorde.
Volgorde: Wil je de volgorde wijzigen van de velden, klik dan een veld aan en sleep deze naar een andere positie

3. Weergave velden in uitgeklapt projectkaartje
Veld wel/niet zichtbaar: Alle velden die aangevinkt zijn, zullen getoond worden in het uitgeklapte kaartje. Wil je bepaalde velden niet tonen in het kaartje, vink deze dan uit. Heb je een veld wel aangevinkt, maar is dit veld niet gevuld in de projectdetails, dan wordt dit veld niet in het kaartje getoond. In bovenstaand voorbeeld is de startdatum van een project aangevinkt, maar als er geen startdatum bij het project is ingevuld, zal het veld niet getoond worden, ook niet leeg.
Volgorde: Wil je de volgorde wijzigen van de velden, klik dan een veld aan en sleep deze naar een andere positie.

4. Reset velden
Wanneer je de 'Reset' knop gebruikt, zullen alle velden weer aangevinkt zijn en in de Yoobi volgorde staan.

5. Opslaan als organisatie instelling 
Lees er hier meer over.

Standaard is een project niet gekoppeld aan een kolom en daarom niet zichtbaar in het kanbanbord.
Er zijn 4 manieren om projecten toe te voegen aan het kanbanbord:

1. In het kanbanbord zelf
2. In de projectdetails
3. Via een bulkmutatie
4. Bij het aanmaken van een nieuw project

1. Kanbanbord

• Klik in het kanbanbord rechtsboven op de knop 'Project(en) toevoegen' om 1 of meerdere projecten toe te voegen.
• Er opent een lijst met projecten. Dit zijn alleen de projecten die nog niet zijn toegevoegd aan het kanbanbord.
• Selecteer 1 of meerdere projecten en kies 'Toevoegen'.
• De projecten zijn nu toegevoegd aan het kanbanbord en staan in de 1e kolom (Kolom 0). De projecten zijn nu gekoppeld aan deze kolom.

2. Projectdetails

• Ga naar het menu 'Projecten'. Open een project om naar de projectdetails te gaan. Ga naar tabblad 'Overzicht'.
• Klik op het gegevensblokje 'Standaard kanbanbord' en selecteer de gewenste kolom.
• Of klik rechtsboven op 'Projectinstellingen' > tabblad 'Projectgegevens' en selecteer in het veld 'Standaard kanbanbord' de gewenste kolom.
• Zodra een project gekoppeld is aan een kolom, zal deze in het kanbanbord getoond worden. Tenzij is ingesteld dat de betreffende kolom niet in het kanbanbord getoond moet worden.

3. Bulkmutatie
Via de bulkmutatie projecten koppel je eenvoudig meerdere projecten aan een bepaalde kolom in het kanbanbord.

• Ga naar Beheer > Bulkmutaties > Bulkmutatie projecten.
• Selecteer de projecten. Kies bij 'Kanban-bordstructuur' de gewenste kanbanbord kolom.
• Voer de bulkmutatie door.
• De projecten zijn nu gekoppeld aan de gekozen kolom en in deze kolom dus zichtbaar in het kanbanbord.

4. Nieuw project

• Selecteer in het aanmaakscherm van een project aan welke kolom je het project wilt koppelen.

Net zoals het toevoegen van projecten, is het verplaatsen van projecten op 3 manieren mogelijk:

1. In het kanbanbord zelf
2. In de projectdetails
3. Via een bulkmutatie

 

1. Kanbanbord

• Open het kanbanbord.
• Klik op een projectkaartje en sleep het project naar een andere kolom.
• Het project staat nu in een andere kolom en is nu ook gekoppeld aan deze kolom.

2. Projectdetails

• Ga naar het menu 'Projecten'. Open een project om naar de projectdetails te gaan. Ga naar tabblad 'Overzicht'.
• Ga naar het gegevensblokje 'Standaard kanbanbord' en wijzig de kanbanbordkolom.
• Of klik rechtsboven op 'Projectinstellingen' > tabblad 'Projectgegevens' en wijzig in het veld 'Standaard kanbanbord' de kolom.
• Het project zal nu in de gekozen kolom getoond worden in het kanbanbord.

3. Bulkmutatie
Via de bulkmutatie projecten verplaats je eenvoudig meerdere projecten naar een andere kolom in het kanbanbord.

• Ga naar Beheer > Bulkmutaties > Bulkmutatie projecten.
• Selecteer de projecten. Kies bij 'Kanban-bordstructuur' de gewenste kanbanbord kolom.
• Voer de bulkmutatie door.
• De projecten zijn nu gekoppeld aan de gekozen kolom en in deze kolom dus zichtbaar in het kanbanbord.

Het ontkoppelen van een project van een kolom, waardoor het niet meer wordt getoond in het kanbanbord, kan op twee manieren:

1. In de projectdetails
2. Via een bulkmutatie

1. Projectdetails

• Ga naar het menu 'Projecten'. Open een project om naar de projectdetails te gaan. Ga naar tabblad 'Overzicht'.
• Ga naar het gegevensblokje 'Standaard kanbanbord' en wijzig de kanbanbordkolom naar 'Geen'.
• Of klik rechtsboven op 'Projectinstellingen' > tabblad 'Projectgegevens' en wijzig in het veld 'Standaard kanbanbord' de kolom naar 'Geen'.
• Het project is nu niet meer gekoppeld aan een kolom, en wordt dus ook niet meer getoond in het kanbanbord..

2. Bulkmutatie
Via de bulkmutatie projecten verplaats je gemakkelijk meerdere projecten naar een andere kolom in het kanbanbord.

• Ga naar Beheer > Bulkmutaties > Bulkmutatie projecten.
• Selecteer de projecten. Kies bij 'Kanban-bordstructuur' de kolom 'Ontkoppel project(en) van het kanbanbord.
• Voer de bulkmutatie door.
• De projecten zijn nu niet meer gekoppeld aan een kolom, en worden dus ook niet meer getoond in het kanbanbord.

Afhankelijk van de wijzigingen die je opslaat, blijven deze alleen voor jezelf bewaard of worden ze toegepast op de hele organisatie:
 

• Zichtbaarheid kolommen. Het aan en uitvinken van kolommen in 'Configureer kanbanbord' > tab 'Kolommen beheren' is een persoonlijke instelling, maar als je rechten hebt tot het opslaan van organisatie instellingen dan kun je dit ook opslaan voor de gehele organisatie.
• Kolomnaam wijzigen, volgorde bepalen en/of kolom verwijderen. Dit zijn wijzigingen die je altijd voor de héle organisatie opslaat.
• Inhoud kaartjes. Het aan- en uitvinken van velden en het bepalen van de volgorde in 'Configureer kanbanbord' > tab 'Kaartjes beheren' is een persoonlijke instelling, maar als je rechten hebt tot het opslaan van organisatie instellingen dan kun je dit ook opslaan voor de gehele organisatie.
• Verplaatsen projecten naar andere kolom. Dit is een actie voor de héle organisatie. 

Er zijn 2 rechten voor het kanbanbord.

1. Inzage kanbanbord: projectdetails
Als je rechten hebt tot 'Projectdetails', dan heb je het recht om het kanbanbord in te zien.
Dit recht stel je in via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrol of Projectrol > Projecten.

• Heb je via de gebruikersrol het recht tot projectdetails, dan zie je álle projecten in het kanbanbord.
• Heb je via de projectrol het recht tot projectdetails, dan zijn alleen die projecten zichtbaar waarbij jij in de projectrol aan gekoppeld bent. Dus bijvoorbeeld de projecten waar je projectmanager van bent.

Met alleen projectdetailrechten kun je:

• Het kanbanbord openen
• Projecten verplaatsen naar andere kolommen
• Instellen of je projecten wel/niet getoond wilt hebben (via 'Configureer kanbanbord')

Maar kun je niet:

• Kolommen hernoemen
• Kolommen verplaatsen
• Nieuwe kolommen toevoegen
• Kolommen verwijderen

2. Configureren kanbanbord: Kanbanbord beheren
Heb je naast de projectdetailrechten ook het recht 'Kanbanbord beheren' dan kun je wél de kolommen hernoemen, toevoegen, verwijderen, verplaatsen en nieuwe kolommen toevoegen. 

Dit recht stel je in via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen > Projecten.