Bulkmutatie: Declaraties

Gebruik de bulkmutatie ‘Declaraties’ (Via Beheer > Bulkmutaties) om declaraties van de ene activiteit naar een andere te verplaatsen.

Je krijgt de volgende waarschuwing:

Let op: Dit is een geavanceerde functie die geen controles uitvoert op gekoppelde verlofaanvragen, schrijfrechten, timesheet status en projectstatus. Neem bij twijfel altijd contact op met het Yoobi Support Team.

Deze bulkmutatie doet namelijk precies wat deze moet doen. Er worden declaraties van de ene naar de andere activiteit over gezet. Hierbij wordt echter NIET rekening gehouden met bijvoorbeeld:

Facturatie. Stel er is gefactureerd op een activiteit in de periode juni. Je hebt de declaraties nu over gezet naar een andere activiteit. Als je nu opnieuw een factuur zou genereren voor juni dan gaat Yoobi correctiefacturen maken want die ziet de activiteit niet meer.

Tip: Controleer altijd eerst of de activiteit die je over gaat zetten een facturabele activiteit is en of er een factuur is gemaakt met deze activiteit. Is dit het geval, crediteer dan éérst deze factuur, zet dan de decalraties over, controleer of de nieuwe activiteit actief is in de order en factureer opnieuw.

Verlofaanvragen. Stel er is een verlofaanvraag voor vakantie uren geweest en goedgekeurd. Maar je zet nu de uren over van ‘vakantie’ naar ‘tijd voor tijd’. Dan wijzigen deze uren niet automatisch mee in de verlofaanvraag. Verlofaanvraag en uren in de timesheet komen dus niet meer overeen.

Bedenk dus altijd goed wat de gevolgen kunnen zijn van deze bulkmutatie. Bij twijfel neem contact op met het Yoobi support team.

Door op ‘start’ te klikken bij de bulkmutatie ‘Declaraties’ start je de bulkmutatie. Als je de eerste stap hebt ingevuld worden de volgende in te vullen stappen getoond. Doorloop alle stappen.

Stap 1 Van activiteit. Selecteer de activiteit waar de declaratie van verwijderd moet worden.

Stap 2 Naar activiteit. Selecteer de activiteit waar de declaraties naar toe verplaatst moeten worden.

Let op: Je kan alleen registraties overzetten als het registratie type hetzelfde is. Dus uren kunnen alleen naar een activiteit met registratietype uren overgezet worden, en aantallen alleen naar een activiteit met registratietype aantallen.

Stap 3 Medewerkers. Selecteer eventueel medewerkers.

Stap 4 Periode. Selecteer eventueel een periode