Begin 2026 goed met deze handige checklist

1. Projecten: maak je projectadministratie klaar 

Een goed ingericht projectsysteem bespaart je in januari direct tijd. Voor veel organisaties is dit hét moment om kritisch door projecten heen te gaan en alvast vooruit te kijken naar het nieuwe jaar. 

Jaarlijkse projecten dupliceren 

Werk je met terugkerende projecten, zoals abonnementen of vaste klanten? Dupliceer deze projecten dan nu al naar 2026. Hiermee behoud je alle instellingen, afspraken en activiteiten en voorkom je dat je in januari opnieuw alles moet inrichten. Ook ontstaat er direct een helder overzicht van alle lopende opdrachten voor het komende jaar. Let op dat je de einddatum van het project aanpast in het desbetreffende jaar. 

Projecten opschonen 

Door het jaar heen blijven er vaak projecten ‘open’ staan die eigenlijk al afgerond zijn. Sluit of archiveer projecten die geen uren meer bevatten, volledig gefactureerd zijn en administratief klaar zijn. Het opschonen van projecten zorgt ervoor dat rapportages sneller laden en dat je dashboards duidelijk blijven. 

Activiteiten controleren 

Controleer of de activiteiten die je gebruikt nog actueel zijn: 

• Zijn er activiteiten die je in 2026 niet meer nodig hebt? 

• Zijn de tariefsoorten nog correct? 

• Zijn de activiteiten op de juiste projecten gekoppeld? 

Een duidelijke activiteitenstructuur voorkomt fouten in je urenregistratie en facturatie. 

2. Facturatie: zorg dat al je instellingen up-to-date zijn 

Een nieuw jaar betekent dat facturatie-instellingen opnieuw moeten worden gecontroleerd. Dit voorkomt verrassingen wanneer de eerste facturen van 2026 worden verstuurd. 

Factuurmasker nalopen 

Een goed factuurmasker voorkomt dubbele nummers of foutieve nummerreeksen.  

• Loop je factuurnummering door: 

• Klopt het format nog? 

• Wil je voor 2026 een nieuw nummerbereik instellen? 

• Zijn er bedrijfsspecifieke sjablonen die geactualiseerd moeten worden? 

Tarieven actualiseren 

Pas je per 1 januari nieuwe tarieven toe? Werk dan de tarieven tijdig bij in Yoobi. Controleer of ze per activiteit of per medewerker correct zijn ingesteld en vergeet je abonnementstarieven of uurtarieven voor vaste klanten niet. Wanneer dit vóór januari goed staat, voorkom je herfacturatie of correcties achteraf. 

Nieuw boekjaar aanmaken in het boekhoudpakket 

Gebruik je een koppeling met een boekhoudpakket? Maak dan alvast het nieuwe boekjaar open in je administratiesysteem. Anders worden facturen in januari niet doorgestuurd of geboekt. 

3. Verlof: begin het jaar met de juiste verlofsaldi 

Rond het oude jaar netjes af en zorg dat medewerkers met de juiste saldi beginnen. 

Verlof toewijzen 

Voeg de nieuwe verlofuren voor 2026 toe aan alle medewerkers en controleer of de juiste verlofregelingen zijn gekoppeld. Denk aan fulltime, parttime, tijd-voor-tijd of bijzonder verlof. 

Feestdagen instellen 

Voeg alle officiële feestdagen van 2026 toe en controleer organisatievrije dagen of collectieve sluitingsdagen. Dit zorgt ervoor dat verlofaanvragen automatisch goed verwerkt worden en medewerkers een kloppend verlofsaldo hebben. 

4. Medewerkers: houd je personeelsadministratie actueel 

Een nieuw jaar is hét moment om ook je medewerkersbestand te ordenen. 

Inactieve medewerkers opschonen 

Zijn er medewerkers die in 2025 uit dienst zijn gegaan? Zet ze op inactief. Controleer direct openstaande uren, declaraties of projecten waarop ze nog staan. Dit voorkomt dat ze onnodig zichtbaar blijven in selectielijsten of rapportages. 

Nieuwe licenties aanschaffen 

Breidt je team in 2026 uit? Voeg dan nieuwe medewerkers alvast toe in Yoobi. Schaf indien nodig extra licenties aan om te voorkomen dat je later vastloopt. Ook handig: stel meteen de juiste rollen, rechten en modules in voor een soepele onboarding. 

5. Nieuwe functionaliteiten: benut de kansen van 2026 

Yoobi blijft zich ontwikkelen. Voor 2026 zijn er twee belangrijke functionaliteiten die je helpen om efficiënter te werken: 

Kanbanbord voor projecten 

Het nieuwe kanbanbord voor projecten is ideaal voor teams die samenwerken aan projecten, marketing, HR of support. Je hebt: 

• Direct overzicht op lopende taken; 

• Een visuele workflow van de verschillende fasen; 

• Meer grip op de voortgang van je projecten. 

Automatische facturatie 

Automatische facturatie is perfect voor abonnementen, vaste contracten of terugkerende klanten. Je hebt de mogelijkheid om standaardperiodieke facturen automatisch te laten maken en versturen. Zo worden handmatig werk en controles verminderd en voorkom je fouten door vaste afspraken vooraf vast te leggen. 

Checklist voor 2026

Er is een handige checklist gemaakt die je helpt om Yoobi klaar te zetten voor 2026. Zowel algemene instellingen als specifieke actiepunten van modules wordt uitgelegd. Bekijk de checklist.

Behandelde vragen tijdens het webinar 

Kun je de data van verschillende activiteiten in 1 keer wijzigen? 

Nee, dat is helaas niet mogelijk 

Wanneer is het beste moment hiervoor? 

Doe dit aan het einde van het jaar na de facturen van december. 

Wanneer voer je de bulkmutatie feestdagen door? Ook na december? 

Dat is al eerder mogelijk en ook voor toekomstige jaren. 

De meeste uren factureren wij achteraf. Maar een aantal licenties factureren we voorafgaand aan de maand. Hoe kan ik dit het beste aanpakken? 
 
Eerst de uren van december factureren en vervolgen het factuurmasker aanpassen zodat je de factureren van januari kan factureren. 

Als je de tarieven bij CRM instelt, werkt dit dan door in alle orders die bij deze klant worden aangemaakt? En zo ja, kunnen deze later nog worden aangepast? 

Het tarief wordt gehanteerd bij de relatie en automatisch meegenomen in de order. 

Kan er ook automatisch een factuur aangemaakt worden, en deze dan nog niet laten verzenden om nog een controle punt te hebben om te zien of alles goed gaat? 

Ja, dat is mogelijk. Maak in dit geval geen gebruik van de functie om factureren automatisch te laten verzenden 

Wij werken ook met Selfbilling, wordt deze factuur dan ook automatisch gemaakt en verstuurd? 

Ja, dat klopt. 

Wat gebeurt er met gegevens als ik een oud-medewerker op anonimiseren zet? 

De gegevens worden dan verborgen. 

Wij hebben per medewerker studie uren als activiteit. Die willen we laten vervallen aan het eind van het jaar. Hoe kan ik dat doen? 

Een einddatum koppelen aan de activiteit. 

Moet je de feestdagen elk jaar doorvoeren of gebeurt dit vervolgens automatisch? 

Dit moet je elk jaar doorvoeren. 

Als offerte is gewonnen en er moeten uren geschreven worden op het project, wordt het dan automatisch een project met een regieorder (kanban)?   

Dat ligt aan het gekoppelde sjabloon project en wat er daar is ingesteld. 

Wat is beste manier om ervoor te zorgen dat de medewerkers hun urenstaat niet afsluiten zonder de eigen controle? 

Dit moet intern geregeld worden, bijvoorbeeld door goede communicatie met medewerkers. 

In het kanbanbord zie ik maar 1 standaard structuur, geen optie voor een 2e structuur. 
 
Met het plus-icoon voeg je eenvoudig een 2e kanbanbord-structuur aan. Dit is een onderdeel van projectmanagement en CRM basis. Je dient wel de juiste rechten te hebben. 

Als je bij het project op projectmanager eerst accorderen zet, moet de projectmanager eerst accorderen voordat de factuur weggaat, of overruled het systeem dat dan? 

Ja, de projectmanager moet accorderen en dan wordt er een factuur van gemaakt 

Kan je ook bij automatisch facturen op maandbasis, een extra controle punt neerzetten dat hij langs een manager komt?   

Nee, er is geen extra controle punt. Doe dit bijvoorbeeld met 2 personen: controleren en accorderen. 

Als je al in 2026 factureert hebt, en je moet nog een factuur maken wat een nummer van 2025 nodig heeft? 

Ja dit is mogelijk, je gebruikt dan wel het factuurmasker van 2026. Let wel op de omzetverdeling. 

Gaat het overgebleven verlofsaldo automatisch mee naar 2026? 

Ja, als dit zo is ingesteld wordt dit automatisch meegenomen. 

Waarom wordt bij medewerkers die bijvoorbeeld pas in september zijn gestart in het daaropvolgende jaar in juni gemeld dat er verlofdagen vervallen? 

Komt door de verlofregeling. Bijvoorbeeld iemand start in september en de overgebleven uren van dat jaar gaan door tot en met juni het volgende jaar 

Wij werken veel met brokers. Zodra het betalingsadvies binnen is maken wij een interne verkoopfactuur. Stel het is 2026 en het gaat over december 2025 dan moet de omzet ook in december geboekt worden = transitorisch uitzetten. Is hier een andere oplossing voor?  
 
Dit betreft een omzetverdeling. Aanzetten in financieel boekhouding. 

Wat doe je met de urenregistratie die al goedgekeurd zijn en achteraf het arbeidscontract gewijzigd wordt 

De beheerder kan altijd de urenregistratie heropenen en wijzigen. 

Start nu voor een soepele jaarovergang 

Een soepele start van 2026 begint bij een goed ingerichte Yoobi-omgeving. Door op te ruimen, instellingen te actualiseren, rapportages slim in te zetten en automatisering toe te passen, maak je het nieuwe jaar overzichtelijk en efficiënt. Wil je ondersteuning bij jouw jaarovergang of wil je meer modules toevoegen aan je pakket? Neem contact op met onze salescollega's via +31 (0)181 69 76 70, of mail naar sales@yoobi.nl.