5 grote verbeteringen van 2025 op een rijtje

1.Automatisch facturen sturen  

Het is mogelijk gemaakt om per project in te stellen of je facturen automatisch wilt versturen. Zijn de uren goedgekeurd door de manager of de externe accordeur, dan wordt de factuur automatisch aangemaakt en verzonden. Deze functionaliteit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten of vergeten facturen. Zodra de uren zijn goedgekeurd, gaat Yoobi automatisch aan de slag: de factuur wordt opgesteld volgens de instellingen van het project, met de juiste tarieven, klantgegevens en periode. Handig voor teams met veel terugkerende projecten of vaste klanten. 

2. Grote aanpassingen in onze Planningsmodule  

Onze Planningsmodule omvat mogelijkheden voor projectplanning en voor medewerkersplanning. In de basis is deze module hetzelfde, het gebruik pas je echter aan op jouw wensen. Aan hand van binnengekomen wensen van jullie – onze gebruikers – voerden we maar liefst 14 verbeteringen door in de Planningsmodule. Deze vernieuwingen geven je meer inzicht in zowel medewerkers- als projectplanning en maken je werk efficiënter door het aantal klikken te verminderen.  
 
Wat is er nieuw? 

We zetten alle verbeteringen graag voor je op een rij, hierbij maken we een splitsing tussen verbeteringen voor de medewerkers- of de projectplanning. 1 van de verbeteringen wordt voor zowel de medewerkers- als projectplanning doorgevoerd, namelijk het wel of niet uitklappen en inklappen onthouden. Bij het wisselen van de maand blijft je voorkeur voor uitklappen of inklappen bewaard in de sessie.  

Verbeteringen medewerkersplanning 

Voor de medewerkersplanning voeren we de volgende verbeteringen door:   

• Weektotalen: nu zie je op week- en maandniveau een optelling van alle uren van meerdere medewerkers. Deze berekening gebeurt realtime en actueel; 

• Toegevoegde projecten en activiteiten in sessie bewaren: je verwijdert nu eenvoudig toegevoegde projecten en activiteiten zonder de hele sessie te verliezen; 

• Maandwisseling in medewerkersplanning verbeterd; bij het navigeren naar een volgende maand blijven je ingeplande projecten behouden. Je wisselt nu eenvoudig van maand zonder alles opnieuw toe te voegen; 

• Planning overnemen in maandtimesheet; opmerkingen uit de planning nemen we nu ook over in de timesheet registraties, net zoals in de Yoobi App.  

Verbeteringen projectplanning 

Voor de projectplanning hebben we ook nog een aantal verbeteringen die we doorvoeren: 

• Planningsbudget zichtbaar in detail: op dit moment zie je, als je een project of activiteit aanklikt, een budgettab. In de oude situatie zag je, zodra je klikte op een vakje bij de medewerker, geen budget meer. Dit is nu toegevoegd, zo zie je altijd de budgettab;  

• Planningseigenschappen tabbladen onthouden: het laatstgekozen tabblad blijft geselecteerd. Kies je budget? Dan opent bij de volgende selectie automatisch weer het budgettabje; 

• Projecteigenschappen uitgebreid; we hebben projectrollen, projectmanager(s) en projectnotities toegevoegd; 

• Beschikbaarheid negatief zichtbaar: het kruisje verschijnt nu ook bij negatieve beschikbaarheid, wanneer er meer gepland is dan het beschikbare aantal uren in het contract; 

• Driehoekjes bij beschikbaarheid negatief en opmerkingen verbeterd: de kleur van de driehoekjes bij overschrijding en toegevoegde opmerkingen is nu aangepast;  

• Projectnaam wijzigingen automatisch doorgevoerd: wijzigingen in project- of activiteitnamen worden nu automatisch doorgevoerd in de planning (alleen als de naam niet al was aangepast); 

• Filter op beschikbaarheid uitgebreid: het filter voor afdelingen is uitgebreid met ‘Medewerkers gekoppeld in planning’; 

• Automatisch planning opslaan: de projectplanning wordt nu automatisch opgeslagen.  

3. Nieuwe functionaliteit: kanban-workflow bij projecten  
 
Het kanbanbord in projecten introduceerden we dit jaar en kort daarna werd deze uitgebreid met de mogelijkheid om eigen workflows in te richten. Met deze handige uitbreiding zorg je voor meer structuur en flexibiliteit in projecten.  
 
Wat veranderde er?  

• Bepaal zelf de fases (kolommen) die passen bij de werkwijze;  

• Koppel per fase de juiste, automatische taken en acties aan een project;  

• Koppel projecten aan een specifieke workflow.  

De verbetering levert een aantal voordelen op. Zo sluit de structuur van het kanbanbord beter aan bij verschillende soorten projecten of teams. Verder:  

• 1 standaard kanbanbord is beschikbaar voor elke organisatie;   

• Extra kanbanborden met workflows stel je eenvoudig in via de software;  

• Switch eenvoudig tussen kanbanborden met workflows. 

4. Peppol-integratie  

Yoobi heeft al langere tijd een koppeling met Peppol: een Europees netwerk waarmee bedrijven veilig en rechtstreeks digitale facturen versturen. In plaats van een pdf per e-mail, verstuur je via Yoobi een e-factuur die direct door het systeem van je klant wordt verwerkt. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven facturen elektronisch uitwisselen via het Peppol-netwerk. 

In Yoobi werkt het heel eenvoudig: je filters bij relaties op ‘Peppol actie vereist’ en ziet dan direct of een klant wel of niet klaar is met de melding ‘deze relatie is nog niet klaar’. Bij de financiële instellingen kies je de verzendmethode ‘Peppol’ en vervolgens heb je de mogelijkheid om facturen te versturen in bulk.   

5. Automatisch timesheets sluiten en goedkeuren  

In de praktijk bleek dat voor onze gebruikers het huidige proces niet altijd even soepel verliep. Er zijn een aantal verschillende situaties waarbij het automatisch sluiten en goedkeuren een zeer welkome verbetering is:  

• Medewerkers die alleen verlof aanvragen en geen andere uren registreren;  

• Beheerders die geen uren hoeven te registreren vanwege hun functie;  

• Medewerkers die regelmatig vergeten hun timesheet af te sluiten;  

• Leidinggevenden die goedkeuringen laten liggen, waardoor facturatie- of salarisprocessen vertraging oplopen.  

Al deze situaties leiden tot oponthoud in het gehele administratieve proces, wat uiteindelijk resulteert in inefficiëntie en onnodige vertraging. 

Sluit timesheets automatisch af  

Om het proces van afsluiten en goedkeuren efficiënter te maken, breiden we onze bestaande functionaliteit voor het automatisch afsluiten van timesheets uit. Voorheen was het al mogelijk om timesheets na een bepaald aantal dagen automatisch af te sluiten, maar deze nieuwe update biedt veel meer flexibiliteit.  

Wat is er nieuw?  

Gepersonaliseerde instellingen per afdeling en medewerker. De vernieuwde functionaliteit maakt het mogelijk om automatisch afsluiten specifiek in te stellen per:  

• Afdeling (bijvoorbeeld voor Yoobi beheerders of directieleden); 

• Individuele medewerker (bijzonder nuttig bij langdurige afwezigheid of verlof). 

Veiligheidsmaatregelen   

We hebben belangrijke voorwaarden ingebouwd om de integriteit van het proces te waarborgen:  

• Automatisch sluiten gebeurt alleen als dit is ingesteld bij de medewerker (via medewerker-, afdeling of organisatie instelling); 

• Automatisch goedkeuren kan alleen plaatsvinden nadat de timesheet is gesloten. 

Voordelen voor onze gebruikers  

De implementatie van deze nieuwe functionaliteit zorgt voor:  

1. Tijdsbesparing: minder handmatig werk betekent dat medewerkers en leidinggevenden zich focussen op hun kernactiviteiten; 

2. Verbeterde doorlooptijd: facturatie- en salarisprocessen verlopen soepeler zonder onnodige vertragingen; 

3. Maatwerk: de mogelijkheid om per afdeling of medewerker instellingen aan te passen zorgt voor een flexibele oplossing die past bij verschillende werkpatronen; 

4. Minder fouten: automatisering vermindert de kans op menselijke fouten in het administratieproces.  

Aan de slag met de nieuwe functionaliteit 

 Beheerders passen eenvoudig de gewenste instellingen aan:  

1. Ga naar het menu 'Instellingen' op organisatie-, afdeling- en/of medewerkersniveau; 

2. Ga naar het onderdeel ‘Registreren’; 

3. Hier staan nu 2 instellingen: 
   - Automatisch afsluiten van timesheet na x dagen; 
   - Automatisch timesheets goedkeuren; 

4. Zet deze aan en stel ze in.