13 veelgestelde beheerdersvragen

Gegevens van (oud-)medewerkers bewaren en exporteren 

Als beheerder krijg je regelmatig vragen over het bewaren van gegevens wanneer iemand uit dienst gaat. Wat blijft bewaard? Wat is exporteerbaar? En hoe richt je dat efficiënt in? 

1. Hoe kan ik de geregistreerde gegevens van oud-medewerkers opslaan? 

Alle geregistreerde gegevens blijven bestaan, ook als de medewerker op inactief staat. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zet je deze op inactief. De historische data blijft intact. Dit is belangrijk voor rapportages, audits en financiële onderbouwing. 

2. Kan ik de geregistreerde gegevens exporteren? 

Bij Beheer > Export is het mogelijk om gegevens te exporteren, zoals bijvoorbeeld alle uren. Met de Inzichtmodule exporteer je uren naar Excel en pdf. Deze module heeft als voordeel dat je ook over meerdere jaren heen rapportages maakt. Voor bedrijven die veel rapporteren of data over meerdere jaren analyseren, biedt de Inzichtmodule extra verdieping. 

Overuren en accorderen 

Urenregistratie en accorderen vormen een belangrijk onderdeel van het beheer. Duidelijke rechtenstructuren voorkomen fouten en ongewenste goedkeuringen. 

3. Kunnen de afdelingsmanagers overuren toewijzen? 

Ben je manager en heb je toegang tot de urenstaat van de medewerker die overuren schrijft, dan is het toewijzen van overuren mogelijk. Dit vraagt om een juiste inrichting van rollen en toegangsrechten. 

4. Is het mogelijk om te verhinderen dat de afdelingsmanager ook diens eigen timesheet kan goedkeuren? 

Dit is alleen op te lossen door een extra afdeling aan te maken, zodat de overkoepelende manager die uren goedkeurt. Een extra controle laag zorgt hier voor functiescheiding. 

5. Is het mogelijk om uren automatisch te laten goedkeuren en dan een overzicht te genereren waarop te zien is wie zijn/haar uren nog niet heeft afgesloten? 

Je stelt eenvoudig in dat uren automatisch na een x aantal dagen worden goedgekeurd. Bij Personeel zie je rechts de optie 'Timesheet niet afgesloten'. Hier krijg je een rapport van iedereen die de uren nog niet heeft afgesloten. Dit helpt om grip te houden op tijdige urenregistratie zonder handmatig te blijven controleren. 

Bij Beheer > Instellingen > Registreren geef je aan dat timesheets na een x aantal dagen automatisch wordt afgesloten én goedgekeurd.   

Rollen en rechten aanpassen 

De kracht van Yoobi zit in het flexibel inrichten van rollen. Tijdens het webinar kwamen meerdere vragen binnen over het aanpassen van bevoegdheden. 

6. Kunnen we de rol van een Yoobi beheerder aanpassen? Dus specifieke toestemming voor accorderen verlof uitzetten? 

In de beheerdersrol is het mogelijk om verlof accorderen uit te zetten. 

7. We willen het verlof accorderen alleen uitzetten voor 1 van de beheerders, niet voor de rol in het algemeen. 

Hiervoor maak je een extra gebruikersrol 'Beheerder zonder verlof' aan die je koppelt aan de specifieke medewerker. Met aangepaste gebruikersrollen richt je rechten nauwkeurig in per persoon in plaats van per standaardrol. 

Extern accorderen 

Soms moeten uren niet intern, maar door een externe opdrachtgever worden goedgekeurd. 

8. Moet je voor extern accorderen extra licenties afnemen? Moeten ze dan ook inloggen in een Yoobi omgeving? 

Extern Accorderen is een uitbreiding. Je stuurt dan een e-mail naar een externe opdrachtgever die vanuit zijn e-mail de uren accordeert. Je hebt geen extra Yoobi licentie nodig. Dit verlaagt de drempel voor externe partijen en houdt het proces efficiënt. 

Notificaties en afdelingsrollen 

Beheerders krijgen ook te maken met systeemmeldingen en workflow-instellingen, bijvoorbeeld rondom aflopende contracten. 

9. De notificatie voor het aflopen van een arbeidsovereenkomst gaat naar de afdelingsmanager. Die hebben we niet als gebruikersrol. Hoe kan ik dat aanpassen? 

Bij Beheer > Systeemvoorkeuren > Afdelingsrollen heb je de mogelijkheid om een afdelingsrol aan te maken. Iemand die de manager van de afdeling is, krijgt die rol toebedeeld. 

10. En als ik dit niet naar een afdelingsmanager wil laten sturen, maar naar een specifieke medewerker (HR)? 

Bij de afdeling zelf krijg je alle afdelingsrollen te zien. Zo selecteer je eenvoudig welke rol op die medewerker van toepassing is. Door slim gebruik te maken van afdelingsrollen zorg je dat notificaties altijd bij de juiste persoon terechtkomen. 

11. Kan je voor een medewerker waarvan het dienstverband eindigt, in Yoobi automatisch een e-mail notificatie sturen naar een extern e-mailadres? 

Nee, niet automatisch. Dit is een handmatige actie. Hier is het verstandig om een interne werkprocessen afspraak te maken, zodat dit moment niet over het hoofd wordt gezien. 

Modules en aanvullende functionaliteiten 

Niet ieder bedrijf gebruikt dezelfde modules. Daarom kwam ook de vraag naar voren wat standaard inbegrepen is. 

12. Heeft iedereen die Yoobi gebruikt de Inzichtmodule? Of moet je deze apart aanschaffen? 

De Inzichtmodule is een extra module. Wanneer je niet voldoende hebt aan de standaardrapportages en eigen rapportages wilt maken, dan is dit een goede optie. Voor organisaties met uitgebreide rapportagebehoeften biedt deze module extra analysemogelijkheden. 

Privacy en anonimiseren 

Tot slot werd ingezoomd op privacy en gegevensbeheer. 

13. Kun je medewerkers anonimiseren? Idem contactpersonen? 

Ja, dit is mogelijk. Personeel > Medewerkerslijst > Medewerker anonimiseren. Dit ondersteunt organisaties bij privacyvraagstukken en het naleven van interne richtlijnen. 

Grip op beheer 

De rol van Yoobi beheerder vraagt om overzicht, inzicht en een goed ingerichte rechtenstructuur. Of het nu gaat om het aanpassen van rollen, het inrichten van accorderingsprocessen of het beheren van historische gegevens: een duidelijke inrichting voorkomt vragen achteraf. 

De bovenstaande vragen zijn gesteld tijdens een speciaal webinar over beheerderstips. Ze laten zien waar beheerders in de praktijk tegenaan lopen. Door deze onderwerpen structureel goed in te richten, ontstaat duidelijkheid voor het hele bedrijf. 

Heb je als beheerder aanvullende vragen of wil je sparren over de optimale inrichting? Ons team denkt graag mee, zodat Yoobi optimaal aansluit op de werkwijze binnen jouw organisatie.