11 antwoorden op vragen over de timesheet en urenregistratie in Yoobi

Op 22 juni was het weer tijd voor 1 van onze webinars. Dit keer stond urenregistratie op de planning. Tijdens dit webinar behandelen we vragen die we vaak binnenkrijgen op onze supportafdeling maar ook vragen die tijdens dit webinar gesteld werden. We hebben ze op een rijtje gezet in dit blog. 

Hoe voeg ik een relatienaam aan een project in de timesheet toe? 

In de basis is alleen de projectnaam zichtbaar in de timesheet. Wanneer je veel projecten in je timesheet hebt, is het fijn om ook direct te zien bij welke relatie een project hoort. Dit stel je in via Beheer > Instellingen > Registreren. In dit veld druk je op de e ‘i’ en voeg je handmatig de juiste kolomnaam toe.  
 

Hoe voer ik bijvoorbeeld 3 kwartier op de juiste manier in? 
Wanneer je 3 kwartier of 45 minuten invult en dit doet met een dubbele punt (dus 0:45), dan converteert Yoobi dit automatisch naar 0.75. Yoobi converteert dit niet wanneer je, bijvoorbeeld, 0.45 invult.  

Hoe kopieer ik dagen of weken? 
Vanuit de timesheet is het mogelijk om een week te kopiëren. Handig wanneer je vaak dezelfde registraties invult. Om een week te kopiëren klik je in de timesheet op de 3 bolletjes van de betreffende week. Kies hier ‘Week kopiëren’.  

Met de pop-up die opent kopieer je op 1 van de volgende manieren de betreffende week: 

1. Kopiëren naar bepaalde weken: Vink de gewenste weken aan in de pop-up. Naar meer weken kopiëren? Klik dan op +6 weken 

2. Kopiëren naar de komende weken: Hiermee geef je aan naar hoeveel weken je de betreffende week wilt kopiëren 

Voor beide opties is het mogelijk om te kiezen welke dagen je wilt kopiëren. De dagen vink je eenvoudig aan of uit in de pop-up. Alles geselecteerd? Klik dan, in de pop-up, rechtsonder op de rode knop ‘kopiëren'. 

LET OP: aangevraagd verlof wordt niet gekopieerd. 

Hoe registreer ik thuiswerkdagen? 
Wanneer je in het project een activiteit op basis van type ‘aantallen’ aanmaakt met de naam ‘thuiswerkdag’, dan is het vervolgens mogelijk om met een ‘1’ aan te geven wanneer je thuis werkt. Dit is ideaal wanneer je voor de salarisadministratie een rapport nodig hebt voor de thuiswerkvergoeding. Voor ‘kantoordag’ werkt dit in principe hetzelfde. 

Hoe registreer ik pauzes? 
Wanneer je pauze in de timesheet wilt registreren, dan stel je dit in via het werkrooster van de medewerker. Hiervoor ga je naar ‘Personeel’ en je kiest de juiste medewerker. Bij deze medewerker ga je naar de tab ‘contract’ en selecteer het huidige contract. Wanneer je dit opent selecteer je vervolgens ‘weekrooster’. Hier voer je vervolgens het gewenste rooster inclusief pauze in.  

In je timesheet voeg je vervolgens, in het project, de activiteit ‘pauze’ toe om de pauzetijden als suggestie in de timesheet te tonen. De medewerker moet de pauze wel zelf invullen.  

Hoe stel je een verplichte opmerking bij een activiteit in? 
Het is mogelijk om per activiteit een opmerking verplicht te stellen, maar niet per project. Een opmerking verplicht stellen regel je als volgt: Ga naar het project en kies voor de tab ‘activiteiten’, selecteer de activiteit waarbij je de opmerking verplicht wilt maken en zet het schuifje aan en klik opslaan. Wanneer je dit voor het gehele project wilt verplichten dan herhaal je deze handeling voor alle losse activiteiten in dit project.  

Is het mogelijk om in de app ook de uren van medewerkers goed te keuren? 
Dit is helaas nog niet mogelijk. We noteren dit als wens om in de toekomst te realiseren wanneer hier veel vraag naar is. Wel is het voor medewerkers eenvoudig en snel om uren te registreren, verlof aan te vragen of onkosten in te dienen via de app. 

Is het mogelijk om een medewerker een notificatie te sturen dat een project is toegevoegd waar hij/zij uren op kan boeken? 
Dit is niet mogelijk. Wel gaf 1 van de deelnemers de volgende tip hierover: “Als ik een nieuw project aanmaak voor een collega, voeg ik het project toe in de timesheet met 1 uur op de eerste dag van de maand. Op deze manier is het project zichtbaar voor medewerker”. 

Tips om nog handiger te werken in de Yoobi Timesheet
Naast de vragen die werden gesteld gaf Jurelyn ook nog aan aantal handige tips die we graag meenemen in dit blog. 
 
Het gebruik van specificatievelden 
Naast het toevoegen van een opmerking is het ook mogelijk om specificatievelden in de timesheet te gebruiken. Dit gebruik je wanneer je meer informatie wilt hebben over de registratie. Een voorbeeld hiervan is wanneer er kilometers geregistreerd worden en je duidelijk wilt hebben met welke bedrijfsauto deze kilometers zijn gemaakt.  
 
 
 
In 3 stappen regel je een specificatieveld in de timesheet:  

1. Specificatieveld aanmaken: beheer > systeemvoorkeuren > specificatievelden urendeclaratie. 

2. Geef in Yoobi aan dat je met specificatievelden gaat werken: beheer > instellingen > registreren > aanvinken ‘Uren specificeren’  

3. Geef per project aan waar je welk specificatieveld wilt gebruiken: Project > Activiteit > Uren Specificeren 

 
Inzicht in gewerkte uren 
In de timesheet wordt altijd getoond hoeveel uur er volgens het contract gewerkt wordt per maand. Het komt met regelmaat voor dat medewerkers dit flexibel indelen waardoor er op weekbasis plusuren of minuren ontstaan. Door in de timesheet op de ‘i’ te klikken ziet de medewerker in 1 oogopslag hoeveel uren er meer of minder zijn gewerkt. Dit is mogelijk op week- en maandniveau. 

Projectbudget zien in de timesheet 
Wil je snel zien hoe het ervoor staat met je projectbudget? Wanneer je hier het recht op hebt, dan doe je dit via de timesheet. Klik in de timesheet op de 3 bolletjes bij het project en kies hier voor ‘budget’. Wanneer je dit doet wordt er een pop-up getoond met een overzicht van het totale budget, het verbruikte budget én hoeveel een medewerker heeft verbruikt.  



 

Schrijf je in
Ook (of weer) een webinar bijwonen? Na de vakantieperiode staat er een nieuwe reeks op de planning met onder andere facturatie. We zien je graag bij 1 van onze webinars.