Yoobi terminologie
Binnen Yoobi en de Yoobi software maken we gebruik van onderstaande termen en omschrijvingen. Soms worden deze door elkaar gehaald. We geven hier een overzicht.
| Term | Omschrijving |
|---|---|
| Urenregistratie | Het vastleggen van gewerkte uren per medewerker op projecten en activiteiten, via desktop of de Yoobi App. Dit biedt inzicht in productiviteit en vormt de basis voor facturatie. |
| Facturatie | Het automatisch genereren en verzenden van facturen op basis van geregistreerde uren, offertes of vaste prijsafspraken. Ondersteunt diverse factuurtypes en integraties met boekhoudsoftware. |
| CRM | Customer Relationship Management; het beheren van klantgegevens, contactmomenten, offertes en verkoopkansen binnen Yoobi. |
| Projectmanagement | Het plannen, beheren en monitoren van projecten, inclusief fasering, taakverdeling, budgetbewaking en rapportages. |
| Verlofregistratie | Het aanvragen, goedkeuren en registreren van verlofuren, met automatisch bijgehouden verlofsaldi per medewerker. |
| Onkostenregistratie | Het indienen en verwerken van onkosten, inclusief bijlagen en koppeling aan projecten of activiteiten. |
| Planning | Het inroosteren van medewerkers op projecten en taken, met inzicht in beschikbaarheid en capaciteitsplanning. |
| Debiteurenbeheer | Het monitoren van openstaande facturen, versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen, en integratie met betalingssystemen. |
| API-koppeling | Een interface waarmee Yoobi geïntegreerd kan worden met andere softwarepakketten, zoals boekhoud- of salarissystemen, voor automatische gegevensuitwisseling. |
| Mobiele App | De Yoobi applicatie voor smartphones, waarmee gebruikers onder andere uren kunnen registreren, verlof kunnen aanvragen en klantgegevens kunnen inzien. |
| Facturatieproces | De stappen en methoden om facturen te maken, versturen en betalingen te verwerken. |
| Selfbilling (ook wel Self-billing) | Een facturatiemethode waarbij de afnemer de factuur namens de leverancier opstelt en verstuurt. Jij stuurt jouw leverancier de factuur voor zijn/haar diensten. (jouw inkoopfactuur, zijn verkoopfactuur.) |
| Reversed billing | Factuurmethode waarbij de klant de factuur namens de leverancier opstelt en verstuurt. Jouw klant stuurt jou een factuur voor werkzaamheden die jij het uitgevoerd. (jouw verkoopfactuur, zijn inkoopfactuur.) |
| Bulkmutatie | Een functie om meerdere gegevens tegelijk te wijzigen, zoals projecten, medewerkers of declaraties. |
| Timesheet | Een overzicht waarin medewerkers hun gewerkte uren registreren per dag of week. |
| Verlofregeling | De afspraken en regels rondom verlof binnen de organisatie, zoals vakantiedagen en feestdagen. |
| Factuurschema (ook wel factuurlayout) | Een sjabloon of structuur voor het opmaken van facturen, inclusief tekst en opmaak. |
| Workflow | Een geautomatiseerd proces binnen Yoobi om taken en acties te stroomlijnen. |
| Planning: Medewerkers planning | Overzicht en beheer van de planning van medewerkers binnen projecten en diensten. |
| Factuurschema content blokken wijzigen: Factuur | Het aanpassen van de inhoud en opmaak van factuursjablonen in Yoobi. |
| Verlof FAQ | Veelgestelde vragen en antwoorden over verlofregistratie en -beheer. |
| Instellingen: Financieel facturatie | Configuratie van financiële instellingen met betrekking tot facturatie. |
| Facturatie: G-rekening | Instellingen en gebruik van geblokkeerde rekeningen (G-rekeningen) binnen facturatie. |
| Projectmanager rol: details | Specifieke rechten en verantwoordelijkheden van de projectmanager binnen Yoobi. |
| Rapportdelingen: Periodiek rapporten delen | Automatisch delen van rapporten op vaste tijdstippen met betrokkenen. |
| APP: Uren registreren (tijdregistratie) | Functionaliteit binnen de Yoobi app voor het registreren van gewerkte uren. |
| Facturen: Herinnering versturen | Het versturen van betalingsherinneringen naar klanten voor openstaande facturen. |
| Bulkmutatie: Nationale feestdagen | Het gelijktijdig aanpassen of verwijderen van nationale feestdagen in de planning of timesheets. |
| Projecten: Detailgegevens activiteit | Informatie en instellingen van specifieke activiteiten binnen een project. |
| Selfbilling FAQ | Veelgestelde vragen over het selfbilling proces binnen Yoobi. |
| Crediteren | Het corrigeren of terugdraaien van een factuur door middel van een creditnota. |
| Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid | Proces en vereisten voor het elektronisch versturen van facturen naar overheidsinstanties. |
| Peppol: Verzend facturen via het Peppolnetwerk | Gebruik van het Peppol-netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd verzenden van facturen. |
| Verlofmutatie: Nieuwe verlofmutatie | Het aanmaken en beheren van wijzigingen in verlofregistraties. |
| Projecten: Nieuw tarief toevoegen | Het toevoegen van nieuwe tarieven aan projecten voor facturatie en budgettering. |
| Factuurschema inzien en wijzigen | Het bekijken en aanpassen van factuursjablonen en lay-out instellingen. |
| Onkostendeclaraties | Registratie en verwerking van gemaakte kosten die medewerkers declareren. |
| Medewerkers koppelen en ontkoppelen in een verlofregeling | Beheer van welke medewerkers onder welke verlofregeling vallen. |
| Instellingen: Gebruikeraccounts | Beheer en configuratie van gebruikersaccounts binnen Yoobi. |
| Facturen aanpassen of verwijderen | Procedures voor het wijzigen of verwijderen van reeds aangemaakte facturen. |
| Specificatievelden: Toevoegen of wijzigen | Beheer van extra velden voor specificaties binnen facturen of projecten. |
| Producten: Product wijzigen | Het aanpassen van productgegevens die gebruikt worden in offertes en facturen. |
| Projectrol | Een rol binnen een project die bepaalt welke rechten en taken een gebruiker heeft. |
| Projectbudget | Het financiële kader dat aan een project is toegekend om kosten en uren binnen te houden. |
| Bulkmutatie | Het gelijktijdig aanpassen van meerdere records, zoals medewerkers, projecten of declaraties. |
| Project: Overzicht | Een totaaloverzicht van alle projecten binnen de organisatie. |
| Project: Budget | Financiële planning en controle van de kosten binnen een project. |
| Project: Taken | Beheer van taken en activiteiten binnen een project. |
| Project: Facturen | Overzicht en beheer van facturen gekoppeld aan een project. |
| Project: Registratierechten | Rechten die bepalen wie uren en kosten mag registreren binnen een project. |
| Medewerker: Detailgegevens | Persoonlijke en functionele gegevens van medewerkers binnen Yoobi. |
| Medewerker: Verlof | Overzicht en beheer van verlofaanvragen en -registraties per medewerker. |
| Medewerker: Taken | Toewijzing en beheer van taken aan medewerkers. |
| Taken: Registratie toevoegen | Het toevoegen van tijds- of kostenregistraties aan een taak. |
| Taken: Taak afronden | Het markeren van een taak als voltooid binnen Yoobi. |
| Taken: Vervolgtaak aanmaken | Het creëren van een nieuwe taak als vervolg op een bestaande taak. |
| Afboeken | Binnen Yoobi betekend dit het afboeken van uren op een factuur. Deze uren breng je na afboeken niet meer in rekening bij je klant. |
| Afletteren | Binnen Yoobi betekend dit het registreren van een betaling op een factuur. Dit kan ook een deelbetaling zijn. |
| SPF | Sender Policy Framework (afgekort SPF) is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen. |
| DKIM | Domainkeys Identified mail. Met DKIM beschermt u uw domein tegen spoofing door uw e-mail te laten verifiëren met een DKIM-handtekening |
| DNS | Domain name systeem. Het systeem waarmee domeinnamen (bijv: google.com) worden gekoppeld aan ipadressen. |
| Ip adres | Internet protocol adres. Een serie getallen. Er zijn twee versies protocollen, ip4 en ip6. Die bepalen hoe deze serie getallen zijn opgemaakt. |
| Extern accorderen | Een externe accordeur kan ieder individu met een e-mailadres zijn. Dit is iemand die niet kan inloggen in Yoobi. Veelal is dit een projectmanager bij jouw klant. |
| Project accorderen | Een interne projectmanager kan wél inloggen in Yoobi en kan vanuit deze rol (!) projecturen accorderen. |