Kanbanbord. Overzicht van alle projecten

Kanbanbord
Een kanbanbord is een overzicht waarop informatie op een visuele en overzichtelijke manier wordt getoond in handige kolommen. Zo zie je wat er gedaan moet worden, waar je mee bezig bent of wat al gedaan is. Een kanbanbord wordt vaak gebruikt voor projectmanagement.  

Het kanbanbord geeft direct inzicht in al jouw projecten. Deel je projecten bijvoorbeeld in diverse fasen in. Per kolom zie je welke projecten zich in deze fase bevinden. Wijzig de fase eenvoudig door een project te verslepen naar een andere kolom. Open een project door op het kaartje te dubbelklikken.

Kanbanbord openen
Het kanbanbord kan op 2 manieren geopend worden:

1. Ga naar het menu Projecten en klik op het kanbanbord icoontje.
2. Ga naar het menu Projecten en klik op de 3 puntjes en kies daar de optie 'Kanbanbord'.

Kanbanbord uitgelegd per onderdeel
Standaard opent het kanbanbord met het filter 'Status = Actief'. Alleen de actieve projecten worden dus getoond. Voeg zelf indien gewenst meer filters toe met de knop 'Filter toevoegen'.
Wanneer je alle filters verwijdert zie je alle projecten.

Voorbeeld:




1. Configureer kanbanbord
Met deze knop bepaal je zelf het uiterlijk van je kanbanbord:

• Bepaal welke kolommen wel/niet zichtbaar zijn
• Bepaal welke informatie in de kaartjes getoond wordt, en in welke volgorde

Klik op de knop 'Configureer kanbanbord' en je krijgt een pop-up met 2 tabbladen om dit te bepalen:

Kolommen beheren




1. Kolom wel/niet zichtbaar. Standaard zijn hier 5 kolommen toegevoegd (Kolom 0 t/m Kolom 5). Wil je een of meerdere kolommen niet zichtbaar hebben in je kanbanbord, vink deze hier dan uit.
 

Let op: Dit is een persoonlijke instelling. Je wijzigt dit alleen op je eigen projecten kanban

2. Kolommen wijzigen. Indien je hier rechten voor hebt, kun je hier 3 acties uitvoeren:

• Naam wijzigen: Wijzig de naam van de kolom. In dit geval zijn de kolomnamen gewijzigd in fases
• Kolom toevoegen: Wil je meer kolommen in je bord, voeg dan hier een kolom toe 
• Kolom verwijderen: Verwijder hier een kolom

Let op: Wanneer je bij een kolom de naam of volgorde wijzigt, of je verwijdert een kolom, dan wijzigt dit in de gehele organisatie. Het is dus géén persoonlijke instelling.

Wanneer je een kolom verwijdert, en er staan nog projecten in deze kolom, dan zal Yoobi met de volgende waarschuwing komen:



Kies een andere kolom en de projecten zullen naar deze kolom verplaatst worden.

Kaartjes beheren




1. Veld wel/niet zichtbaar. Standaard zijn hier een aantal gegevensvelden geselecteerd. Deze zullen in het kaartje getoond worden als je deze openklapt, mits deze gevuld zijn. Heb je bijvoorbeeld geen startdatum bij een project ingevoerd, dan zal deze ook niet in het kaartje getoond worden.
Vink velden uit als je deze niet getoond wilt hebben in het kaartje.
Sleep een veld om een andere volgorde te bepalen.
 

Let op: De bovenste 2 velden worden ook getoond als het kaartje ingeklapt is.

2. Sorteren. Standaard worden de kaartjes in het kanban gesorteerd op het veld 'Projectnaam'. Hier staan de blauwe pijltjes voor. Wil je sorteren op een ander veld, beweeg je muis dan voor dit veld en klik op de grijze pijltjes die verschijnen. De blauwe pijltjes komen nu voor dit veld te staan en na opslaan worden de kaartjes in het kanban nu op dit veld gesorteerd.


2. Filter toevoegen
2a. Voeg hier nieuwe filters toe als je bijvoorbeeld wilt filteren op projectmanager of relatie.
2b. Standaard is het filter 'Status = Actief' toegevoegd. Deze verwijder je door op het kruisje te klikken.

3. Naam kolom
Hier wordt de naam van de kolom getoond.

4. Aantal projecten in deze kolom
Dit is het totaal aantal projecten wat in deze kolom getoond wordt. Dus zonder filters zie je het totaal van ALLE projecten in deze kolom. Zodra je filters toevoegt zal het aantal wijzigen.

5. Volgorde op hoog-laag of laag-hoog
De projecten worden op volgorde van naam getoond. Dit is op alfabetische volgorde dus a-z. Wil je de volgorde andersom klik dan op het pijltje om deze volgorde te wijzigen naar z-a.

6. Meer projecten
Er worden ingeklapt altijd 8 projecten in een kolom getoond. Zijn er meer projecten in deze kolom dan wordt dat onderaan weergegeven. In bovenstaand voorbeeld is dit +6.

7. Kaartje projecten
Per project is er een kaartje met informatie over dit project. Standaard worden kaartjes ingeklapt getoond met 2 gegevensvelden zichtbaar. Wanneer je het kaartje uitklapt met het pijltje, zijn de overige velden zichtbaar. 

Tip: Via de knop 'Configureer kanbanbord' bepaal je zelf welke gegevens je in het (ingeklapte) kaartje wilt zien en in welke volgorde.

Alle kaartjes van alle projecten uitklappen
De projectkaartjes worden standaard ingeklapt getoond. Klik rechtsboven op de knop 'Projecten uitklappen' om alle kaartjes uit te klappen. De overige informatie per project is nu direct zichtbaar.
Met deze knop kun je de kaartjes ook weer allemaal inklappen.

Project openen
Dubbelklik op een kaartje om de verkoop te openen. Je navigeert direct naar het detail van het project. 

Project naar andere kolom verplaatsen
Er zijn meerdere manieren om een project naar een andere kolom te verplaatsen:

1. Project slepen in kanban. Sleep het project naar een nadere kolom in het kanban bord.
2. Wijzig in het projectdetail de kanbankolom. 
   
   
   
   Dit is zowel in het gegevensblokje 'Kanban kolom' of in de projectinstellingen te wijzigen.
3. Via een bulkmutatie. Verplaats meerdere projecten tegelijk naar een andere kolom.
4. Bij het aanmaken van een nieuw project. Hier is het veld 'Kanban kolom' toe te voegen.

 

Standaard heeft ieder project 'Kolom 0'

 

Wijzigingen opslaan voor jezelf of de organisatie
Afhankelijk van welke wijzigingen je opslaat, zullen deze alleen voor jezelf bewaard blijven of gewijzigd worden in de gehele organisatie:

• Zichtbaarheid kolommen. Het aan en uitvinken van kolommen in Configuratie kanban > Kolommen beheren is een persoonlijke instelling, maar als je rechten hebt tot het opslaan van organisatie instellingen dan kun je dit ook opslaan voor de gehele organisatie.
• Kolomnaam wijzigen, volgorde bepalen en/of kolom verwijderen. Dit zijn wijzigingen die je altijd voor de héle organisatie opslaat.
• Inhoud kaartjes. Het aan- en uitvinken van velden en het bepalen van de volgorde in Configuratie kanban > Kaarten beheren is een persoonlijke instelling, maar kan ook (indien je de rechten hiervoor hebt) als organisatie instelling worden opgeslagen.