E-mails sturen vanuit Yoobi: zo zorgen we dat dit succesvol verloopt

Een zeer belangrijk onderdeel van onze software zijn de e-mails die vanuit Yoobi worden verstuurd. Er worden, bijvoorbeeld, standaard e-mails gestuurd bij verlofaanvragen, notificaties en taken. Toch wordt e-mail vaak gezien als ouderwets en wordt het steeds minder gezien als voorkeursmedium. Mede hierdoor is de techniek van het versturen van e-mails sterk verouderd. Dit zorgt steeds vaker voor problemen bij het afleveren van e-mail. We leggen je in dit artikel uit waarom e-mail nog altijd relevant is én hoe wij ervoor zorgen dat het gebruik van e-mail binnen onze software toekomstbestendig is.   

Aantal verstuurde e-mails blijft groeien.  
Vanuit onze software worden diverse soorten e-mails verstuurd, denk aan notificaties over verlofaanvragen, mutaties of de status van een offerte. Maar ook aan extern- of project accorderen en offertes en facturen met bijlagen. Het aantal verstuurde e-mails per maand, gemiddeld 150.000, neemt in rap tempo toe. De toename is ten eerste te verklaren door het feit dat steeds meer bedrijven voor onze software kiezen. Meer gebruikers betekent automatisch meer verstuurde e-mails. Daarnaast wordt er door klanten ook steeds vaker gekozen voor het gebruik van meerdere functionaliteiten.  

Meer supportmeldingen  
Door dit toenemende gebruik hebben we gemerkt dat het aantal supportmeldingen over niet afgeleverde e-mailberichten toeneemt. Helaas komt daarbij dat het een ongrijpbaar en vaak niet inzichtelijk probleem is. Het niet afleveren van e-mail ontstaat vanuit een grote diversiteit aan oorzaken: 

• Overbelaste servers 
• Een verminderde online reputatie 
• Blacklists 
• Netwerkproblemen 
• Typefouten 
• Niet bestaande e-mailadressen 

Sinds december 2022 zijn wij bezig om dit groeiende probleem in te dammen. Als voornaamste reden willen we, uiteraard, garanderen dat verstuurde e-mails aankomen. Daarnaast valt het samen met de migratie naar een nieuwe netwerkprovider. 

Transactionele e-mail 
Parallel aan de migratie hebben we een nieuw e-mailsysteem geïntroduceerd, op basis van transactionele e-mail. Transactionele e-mails zijn automatisch gestuurde berichten die worden getriggert door bepaalde handelingen binnen Yoobi. Denk hierbij aan wachtwoord resets, activitatie- en notificatie e-mails.  

Door de introductie van dit nieuwe e-mailsysteem krijgen we inzicht in het verzenden én afleveren van alle e-mails. Oók e-mails verstuurd namens onze klanten. Veel van onze klanten hebben dit gemerkt door de vrij specifieke eisen die we stellen als je als klant vanuit je eigen e-mailadres mail wilt verzenden via onze systemen 

Betrouwbaarheid verbeteren 
De hoofddoelstelling van dit project is de betrouwbaarheid van het versturen van e-mails te verbeteren. Hier hebben we al flinke stappen in gemaakt. Eén van de eerste stappen binnen het project was inzicht krijgen in de betrouwbaarheid van e-mails die we verzenden. Zo weten we nu dat 99.3% van alle verstuurde e-mails daadwerkelijk wordt afgeleverd. Een aantal e-mails worden door e-mailproviders gezien als ‘minder zinvol’ en deze zorgen hierdoor voor een negatieve invloed op onze e-mailreputatie, dit heeft, vanzelfsprekend, een effect op de betrouwbaarheid.  

Tal van redenen 
‘Slechts’ 0.7% van de e-mails komt niet aan. Op een gemiddeld (en groeiend) aantal van 150.000 e-mails per maand zijn dit er, naar onze mening, te veel. Hierbij is het opvallend dat relatief veel activatiemails voor nieuwe gebruikers de eerste keer niet aankomen. Voor het niet afleveren van deze e-mails zijn tal van redenen zoals e-mailadressen die niet langer in gebruik zijn of typefouten in e-mailadressen.  

Ook hebben wij gemerkt dat jullie als gebruiker dit vaak niet zelf opmerken. Dit is logisch, maar ook vervelend als belangrijke e-mails zoals facturen of offertes niet worden afgeleverd. In 70% van de gevallen is de e-mail opnieuw verzenden de oplossing. Voor de overige 30% zijn er voor ons veel opties om het proces voor jou als gebruiker betrouwbaarder te maken.  

Aanvullende actie vanuit Yoobi beheerder 
Eén van de maatregelen die we al hebben geïmplementeerd is dat, wanneer een e-mail verstuurd vanuit onze systemen een fout veroorzaakt (bounced), dat dit e-mailadres niet meer gebruikt kan worden zonder aanvullende actie door een Yoobi beheerder. Zolang deze actie niet wordt uitgevoerd is het simpelweg niet mogelijk e-mails naar dit adres te versturen.  

Vervolgstappen in dit project 
De vervolgstappen voor komende maanden zijn dat we onze klanten zelf de mogelijkheid gaan bieden om e-mails verstuurd vanuit hun Yoobi omgeving te volgen. Als een e-mail een status heeft die actie nodig heeft, bijvoorbeeld niet afgeleverd of bounced, dan krijgt de verzender een notificatie (nee, niet via e-mail).  

Daarnaast gaan we actief aan de slag om bestaande notificaties, wanneer mogelijk, efficiënt te bundelen. Ook gaan we minder zinvolle e-mails uitfaseren, bepaalde notificaties verplaatsen we naar de app.  Een andere mogelijkheid die we toe gaan voegen is om gebruikers, die e-mails nooit openen en dus niet écht lezen, geen e-mails meer te sturen.  

We onderzoeken ook de mogelijkheid om op korte termijn notificaties uit te zetten voor alle gebruikers zodat jullie die zelf weer kunnen activeren wanneer deze nodig zijn. 

Toegevoegde waarde 
Dit hele traject is een ingewikkeld en uitdagend proces, dat wij samen met onze leverancier voor transactionele e-mail aanvliegen. Bij technische problemen duurt het vanuit onze leverancier soms wat langer om een oplossing te bieden. Hierdoor zijn wij, naar onze mening, nog te afhankelijk en kwetsbaar voor het verzenden van e-mails. We zijn ervan overtuigd dat de expertise van onze leverancier en de schaalbaarheid van het systeem tot grote toegevoegde waarde voor jullie gaat zijn.  

Vragen? 
Heb je vragen over het verzenden van e-mails? Stel deze dan via de blauwe ‘help & support’ knop in jouw persoonlijke Yoobi omgeving. Wij zorgen er dan voor dat jouw vraag bij de juiste persoon terecht komt.