Standaard activiteit: Toevoegen of wijzigen

Aan een project kun je op 2 manieren activiteiten toevoegen:

  1. Maak nieuwe activiteiten aan
  2. Voeg standaard activiteiten toe.
Standaard activiteiten:
Gebruik je vaak dezelfde activiteiten dan is het handig om deze aan te maken als standaard activiteit. In het vervolg voeg je deze activiteit dan met 1 muisklik toe.

Om standaard activiteiten aan te maken in Yoobi ga je naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Standaard activiteiten. Je navigeert naar het overzicht van de bestaande standaard activiteiten. Klik op de knop ‘+ Nieuwe standaard activiteit’ om een nieuwe activiteit toe te voegen of dubbelklik op een bestaande standaard activiteit.

Vul zoveel mogelijk gegevens in. De meeste gegevens spreken voor zich, klik op het i-icoontje voor meer informatie over bepaalde gegevens. Een aantal gegevens nader toegelicht:

Standaard facturabel: Alle activiteiten waar deze instelling op ‘Aan’ staat, worden bij het aanmaken van een nieuwe order automatisch als facturabel opgenomen. Deze activiteit zal dus gefactureerd worden. Staat de instelling op ‘Uit’ dan zal de activiteit wel in de order getoond worden, echter staat het 'Tonen op de factuur' uitgevinkt.
Klik hier voor meer informatie over factureren.

2. Uitsluiten van extern accorderen: Wanneer deze optie op "Aan" staat en het project moet extern geaccordeerd worden, dan wordt deze activiteit niet meegestuurd naar de klant om geaccordeerd te worden.

3. Uren specificeren met specificatie velden: Bij het registreren van uren kun je gebruik maken van specificatie velden (Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Specificatievelden urendeclaratie). Geef aan of uren specificeren met specificatie velden is ‘Toegestaan’, ‘Niet toegestaan’ of ‘Verplicht’. Bij ‘Toegestaan’ hoef je geen gebruik te maken van de diverse waarden maar worden ze wel getoond. Bij ‘Verplicht’ moet je bij een registratie verplicht een waarde in het specificatieveld selecteren anders kun je de registratie niet opslaan.

4. Specificatievelden selectie: Als je kiest voor ‘Toegestaan’ of ‘Verplicht’ verschijnt er een nieuw veld ‘Specificatievelden selectie’. Alle beschikbare specificatievelden worden getoond. Selecteer de specificatievelden welke je bij deze activiteit wilt gebruiken.

Let op: om specificatie velden te kunnen gebruiken dient de instelling ‘Uren specificeren met specificatie velden’ op ‘Aan’ te staan bij Beheer > Instellingen > Registreren.

5. Opmerking verplicht: Wanneer deze optie op ‘Aan’ staat, dan is het bij het invoeren van declaraties op deze activiteit verplicht om een opmerking in te vullen.

6. Activiteit toevoegen bij nieuw project: Wanneer deze optie op 'Aan' staat, dan zal deze activiteit standaard toegevoegd worden bij het aanmaken van een nieuw project. Tijdens het aanmaken van een nieuw project kun je er altijd nog voor kiezen om deze niet toe te voegen door de activiteit weg te klikken.

7. Trefwoord: Binnen Yoobi worden trefwoorden gebruikt bij o.a. projecten zodat je hiermee in rapportages een selectie van kan maken. Om de declarabiliteit in kaart te brengen (bijvoorbeeld rapport ‘Declarabiliteit medewerkers’) voeg je hier een trefwoord toe als ‘Facturabel’, ‘Niet facturabel’ of 'Afwezig'.
Voor het aanmaken van trefwoorden ga je naar: Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Trefwoorden.

8. Standaard overwerkpercentage:

Koppel een standaard overwerkpercentage aan een activiteit (ga naar de activiteit, tabblad Activiteitgegevens). Deze mogelijkheid zorgt ervoor dat medewerkers niet meer zelf een overwerkpercentage hoeven te kiezen bij het registreren van uren. Wanneer er uren op deze activiteit geregistreerd worden, zal het overwerkpercentage automatisch gevuld zijn. Je kan dit percentage niet wijzigen of verwijderen in de timesheet. Bijvoorbeeld:
 

  • Activiteit 1. Werkuren: standaard
  • Activiteit 2. 150% zaterdagen
  • Activiteit 3. 200% zon- en feestdagen

Let op: Zorg wel dat bij het project de instelling 'Gebruik maken van overwerkpercentages' op 'Aan' staat.


9. Registratietype:

Er zijn in Yoobi 3 registratie types:

  1. Uren
  2. Bedrag (bijvoorbeeld voor reis- en verblijfkosten)
  3. Aantal (bijvoorbeeld voor kilometers)

Per activiteit geef je dus aan of je hier uren, aantallen of een bedrag op wilt registreren. Dit is het primaire type. Het is mogelijk om een secundair registratie type toe te voegen. Hiermee kunnen op 1 activiteit zowel uren als bijvoorbeeld bedragen worden geregistreerd. Het secundaire type registreer je in de timesheet via een rechtermuis klik of in tijdregistratie in het eigenschappen paneel.

Let op: Omdat er in de timesheet slechts 1 registratie zichtbaar kan zijn, wordt het secundaire registratie type aangegeven met een rondje achter het primaire registratie type. Wil je bekijken wat de registratie van het secundaire registratie type is, dan klik je met je rechtermuis op de registratie en kun je de registratie zien.
Dit werkt in de praktijk niet altijd gemakkelijk.

Tip: Wij adviseren dan ook om een aparte activiteit aan te maken. Een activiteit met het registratie type ‘uren’ en een extra activiteit met het bijvoorbeeld het type ‘Bedrag’.


standardActivity:detail
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    28-12-2023
  • Tag:
  • Door:
    Iris Keim
  • Supporttag:
    standardActivity:detail