Relaties: Taken: Taak toevoegen

Indien je beschikt over de module ‘CRM’ maak je op verschillende plekken in Yoobi een nieuwe taak of registratie aan:

  • In de takenlijst. Via het menu CRM > Taken navigeer je naar de takenlijst. Klik hier op de rode + knop.
  • In de agenda in het dashboard van 'Mijn Yoobi'. Klik op het + icoontje rechts naast de dag waarop je de taak wilt inplannen.
  • In 'Mijn agenda'. Klik op een tijdstip in de agenda en kies voor ‘Taak inplannen’.
  • Bij een relatie. Ga naar de relatie. Klik op het + icoon in het tabblad taken of in de taken kaart.
  • Bij een project. Ga naar het project. Klik op het + icoon in het tabblad taken.
  • Bij een verkoop. Ga naar de verkoop. Klik op het + icoon in het tabblad taken.

Het volgende scherm opent:


 

Let op: het inladen van e-mails direct vanuit Gmail is niet meer mogelijk


Invoervelden beheren
Bepaal zelf welke invoervelden je hier zichtbaar wilt hebben. Klik op het moersleutelicoontje om de invoervelden in te stellen. Standaard zijn altijd een aantal velden al zichtbaar. Geef aan welke velden je zichtbaar wilt hebben of zet hier juist velden uit. Als je bijvoorbeeld nooit gebruik maakt van een deadline bij een taak, dan zet je hier dat veld uit. Dit hoef je maar 1x in te stellen. Na het opslaan van je nieuwe taak bewaart Yoobi jouw ingestelde voorkeur en zullen de velden iedere keer bij het maken van een nieuwe taak op deze manier zichtbaar zijn.

Verplichte velden
Het veld 'Onderwerp' moet altijd gevuld zijn. Verder is het ook verplicht om óf een relatie óf een project (of beide) te selecteren. Zijn deze niet gevuld, dan kun je de taak niet opslaan.

Overige velden
De meeste velden spreken voor zich, hieronder een aantal velden uitgelicht.

Taaktypes
Yoobi heeft verschillende standaard taaktypes aangemaakt. Het is mogelijk hier zelf taaktypes aan toe te voegen. Wil je bijvoorbeeld een taak met het type 'Ontwerp beoordelen', 'Offerte' of 'Beoordelingsgesprek', alles is mogelijk.
Lees er hier alles over.

Taak toewijzen aan een gebruiker en/of groep
Een taak kan toegevoegd worden aan een gebruiker, een groep, of aan beide. Een gebruiker gaat altijd voor een groep. Is er zowel een groep als een gebruiker gekoppeld, dan is de gebruiker eigenaar van de taak en de gebruiker zal de taak dan ook behandelen. Filter in de lijst op gebruiker of groep om jouw taken inzichtelijk te maken. 

Taak herhalen
Het is nu mogelijk om een taak in een zelf in te stellen frequentie te laten herhalen. Voeg het veld 'Taak herhalen' toe. 



Kies snel voor dagelijks, wekelijks of maandelijks herhalen of pas zelf de frequentie aan. Klik hiervoor op 'Aangepast'


Voor elke herhaling maakt Yoobi een APARTE taak aan.

Let op: Yoobi kopieert hiervoor ALLE gegevens van de taak. De klant, contactpersoon, naam, omschrijving, start tijd, duur enz blijft dus precies hetzelfde, alleen de datum wijzigt.

 Klik hier voor meer informatie over de nieuw aangemaakte taken reeks.
 

Outlook / Emailberichten uit Outlook
Ook de e-mail berichten vanuit Outlook zijn gemakkelijk aan Yoobi CRM toe te voegen als geregistreerde taak. Gebruik hiervoor de Outlook add-in. In Outlook selecteer je de e-mail en Yoobi zoekt m.b.v. het e-mail adres de juiste klant en/of contactpersoon er bij. Koppel je e-mail hieraan en vervolgens voeg je de e-mail toe aan Yoobi. Het is ook mogelijk de e-mail te koppelen aan een project, verkoop of medewerker. Het e-mail bericht wordt als taak (e-mail in) toegevoegd.
 

Taak opslaan
Zodra je de taak opslaat, navigeer je direct naar de detailgegevens van deze taak. Hier kun je de taak wijzigen, acties uitvoeren, enz. 


crmTask:newEvent
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    30-01-2024
  • Tag:
  • Door:
    Mercedes Roeland Gonzalez-Pos
  • Supporttag:
    crmTask:newEvent